林 金 地 / 0935-297174
效能定律專業管理顧問
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我發現我的客戶當中，比較資深的老闆仍然很習慣以如下的方式在開會：
l 喜歡把所有主管都找來一起開會，哪怕是某些主管與這個會議不是有太大的相關也都會被找來大家坐在一起開會，好像這樣子老闆比較會有安全感。
l 雖然都是開會，但卻花很多時間要求每一位主管輪流報告工作進度或重點，而這些報告內容已經寫過工作報告mail給老闆了，好像要在會議中重複的再講一遍，老闆比較會安心，也比較有當老闆的感覺。
l 當開會的主管在報告的時候，其他主管認為跟他的關係不大，所以也沒有在聽，甚至為了要保握時間，台上在報告台下卻在做自己的事。
l 會議中的報告人儘管準備自己要報告的內容即可，整個會議如果有2個小時，報告人只要專心報告屬於自己的部分即可，可能自己的報告部分只有5分鐘而已，其他時間也必須乖乖的坐在會議室中。
l 主管之間也有競爭的意味，會議中如果有人提出冠冕堂皇的話，主管們為了自己的職位面子，所謂輸人不輸陣，也會提出一些比較理想化的觀點，實際上這一些觀點也只是在會議上說說而已，會議結束後也根本不會真正的去執行，所以會議模式經常變成「演講比賽」。
l 開會的頻率很高，導致很多主管的真正工作時間被剝奪，需要加班或回家再繼續工作。當然，主管是沒有加班費的，這也是導致台灣的主管經常需要加班或熬夜才能完成自己所負責的工作，產生過勞死的現象。
l 開會的模式會要求主管列印出一大堆紙張文件，而這些文件早就mail給老闆了。
l 最糟糕的是「開完會後沒有決議也沒有共識，就沒有下文了」。
有一次參加客戶如上模式的會議後，我就刻意的安排一次「如何提升開會成效」的教育訓練課程，內容重點分享如下：
l 開會應該是：
會而有議、議而有決、決而有行、行而有效
開會的重點包括：
l 評估開會的成本
è包括每週開幾個會?每次開會花掉多少時間?會後達成幾項共識或結論?會不會
因為開會造成多少加班或工作時間的不足?…等。
l 確認開會的目的
è如開會的目的是讓與會者可以作面對面的溝通、加速問題的解決、眾多訊息可以一次交流、融合彼此意見凝聚共識、作合理的分工…等。
l 開會前該準備的重要步驟
è包括：1.先決定會議希望達成的結果 2.想想會議是否有必要召開 3.邀請適當的人出席 4.準備背景資料 5.設定會議綱領及時間表 6.預先設想可能的衝突。
l 開會中的進行規則
è包括：1.仔細傾聽他人發言 2.主動思考問題在哪裡 3.為他人打氣並提案 4.貢獻如何『贏』的智慧 5.互相諮詢討論 6.根據事實 7.先做做看再持續精進。
l 提升開會成效的原則
è包括：1.會前清楚的規劃與準備 2.會議主持人開宗明義說明議程 3.與會者根據事實陳述 4.所有討論應有決議內容 5.記錄會議之問題重點與矯正措施及價值經驗 6.會議決議之執行人與執行日期及監督人要明確 7.會後之行動方案成效需回報。
當然，如上所談的都是開會的原則，所以我就實際帶領這一個客戶進行一次開會，包括開會的目的是了解每一個專案進行的狀況、資源的配置是否需調整、進度里程碑的檢視、進度落後的原因與對策、問題的解決方案與支援規劃、不可控因素的記錄…等。讓開會更有實質上的意義，也節省了很多不必要的開會次數與開會的時間成本。
所謂「知易行難」，開會的道理都知道，只是經常未落實，尤其不太習慣使用電腦的資深的主管，可能需要有有人給予協助或提醒，直至養成正確的開會習慣為止。
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