林 金 地 / 0935-297174
效能定律專業管理顧問
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幾乎每一位老闆都會擔心公司重要的員工離職會對公司帶來重大的影響或損失，所以，老闆都很希望員工的重要工作經驗可以存留下來。我的客戶也不例外，他們也會同樣的要求我幫他們想一想辦法，這也變成身為企管顧問的我一個具挑戰的任務。
在提出解決方案之前，讓我不得不想到前一陣子很流行所謂的知識管理，到後來好像到真正成功有建立知識管理的企業並不多，對於中小企業所做的知識管理，發現到有如下許多共通的問題：
l 企業中所謂的知識是大部分在網路中可以找得到 è 沒必要重工建立。
l 企業中記錄知識的人員大部分不是企業中的要員 è 知識的價值不高。
l 企業中的知識管理很少被老闆認為是真正成功的 è 因為知識沒再用。
l 企業中如果有重要的員工離職其損失可能會很大 è 價值知識沒有留。
l 企業中的員工基於時間與意願很難留下工作經驗 è 沒有誘因作記錄。
l 企業中的知識庫需要花很多時間與成本才能建立 è KM系統成本高。
l 企業中的知識庫沒有網路查詢便利只是形同虛設 è 員工查詢意願低。
l 企業中的知識管理很多是對外宣稱與浮誇的表象 è 失敗的知識管理。
因此，在此我們就不談所謂的知識管理，我們希望達到的是透過職場中的作業、專案與提案經驗的記錄與關鍵字，讓員工可以快速搜尋所留下的經驗作彼此分享，也讓每一個經驗都可以有合理的評價，經由公開與聯結到有形或無形的獎勵，促成員工有留下經驗的意願，並且讓價值經驗可以不斷的被檢視與再循環運用，讓員工所留下來的工作經驗可以發揮更大的價值。
因此，我們提供幾個讓員工肯留下工作經驗的方法分享如下：
1. 設計有形與無形的獎勵辦法，加上個人或部門的經驗提報價值結算對內公告。
è讓企業的員工基於績效與獎金或面子考量願意登錄經驗。
2. 設計簡易的經驗登錄格式。
è讓企業的員工登錄工作經驗時是很方便而且簡易與快速。
3. 設計關鍵字與搜尋的欄位輸入。
è讓企業的員工根據關鍵字或多種搜尋方式找出經驗庫中所需的經驗。
4. 設計將員工記錄的工作經驗價值作統計並納入績效考核中。
è讓企業的主管經由工作經驗的價值統計作為獎勵的依據。
5. 價值經驗分級並定期開會檢視。
è讓企業的主管隨時掌握關鍵的員工的工作經驗並再利用。
6. 直接以經驗管理取代知識管理。
è讓企業的知識管理內容是真正務實的員工「隱性的」工作價值經驗。
7. 設計價值經驗再被引用的獎勵制度。
è讓企業員工的作價值經驗可以不斷的被檢討並獲得經驗被再用的「權利金」。
8. 開放相關權限並將經驗查詢變成問題討論決策前的必要填的欄位。
è讓企業的工作價值經驗庫可以形成員工習慣查訪的園地。
如上所述，經驗價值評量因素包括務實性、再用性、創新性、影響性…等，並給予權重的配比。經驗價值評量分數如下所示：
l 繼續努力：60分以下
l
l 好：81~90分
l 很好：91~100分
經驗價值評量分數進行排行，90分以上的價值經驗設定為「關鍵經驗」。每一個經驗經過「精進會議」討論，決定是否於何處再運用或是繼續延伸經驗的內容與價值，經判定某些經驗要在某些工作或作業上再運用時，應指派執行者與監督者並依照精進會議的決議作該工作或作業再運用的進度與成果回報，並統計經驗的再用績效。
如上的做法必需要高層支持並持之以恆，直至員工都已經習慣如下的管理循環機制：
經驗記錄è經驗評價è實質獎勵è統計公告è經驗討論è經驗再用
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