2018年12月27日 星期四

老闆的管理個案集92--- 老闆對員工高估思維的對話

林金地 效能定律管理顧問0935-297174


幫許多企業的學員上課或經老闆的委託協助專案的監督與輔導,發現到有很多員工很不喜歡上課或參加培訓,他們總是認為做這些事並不難,又何必要找外人在旁邊囉嗦或讓顧問來找麻煩或幹嘛需要培訓那麼久?覺得大家都小看他們了其實我心裡很清楚哪些類的員工會想維持現狀就好,會有哪些類的員工會高估自己真正遇到困難時才會發現到很多人經常高估了自己的能力或輕忽了事情的難度。通常人們會有高估自身能力的傾向,譬如成績愈差的學生愈容易覺得自己的考試成績應該會排名在前面反而考試成績愈好的學生會愈認為自己的成績不佳應該會排名在後面。這也就是愈無知的人會愈自信,博學的人反而會愈謙虛。這也就是心理學家David Dunning Justin Kruger共同發表「你並不瞭解自己的無知」的研究所提出的「達克效應Dunning-Kruger Effect」。

以上這二位心理學家說「你必須具備相當的智力才能夠意識到自己有多蠢最好的範例就是去照照鏡子,就能知道自己就是長這個樣子」。就像許多曾經是美女的歐巴桑還是喜歡擺少女的Pose穿蕾絲邊的少女襪拍看似美美的少女照或曾經是帥哥的歐里桑還是會想再撩妹講那些年輕人沒有感覺的老派笑話一樣旁人看起來會有那麼一點點的「噁心」,而當事人只因為曾經擁有過青春可口的外表而忘記了歲月已經是催人老的事實就如同現今網路是如此的發達大家都知道網路上可以找到超過95%以上人們所需要的資訊問題是要如何才能在龐大的資料庫中搜尋到自己真正所需要的資訊,又應該要在什麼時機去搜尋?如此龐大的網路資訊就好像放在書櫃中擺好看的或用來自我安慰的裝飾品一樣每天看到滿滿整套的書擺在牆邊的書櫃中不管有沒有拿書出來看就以為自己是博學多聞且自我感覺良好其實自己忘了「資訊不等同於知識」擺了一大堆書無法記得在腦中或是無法快速找得到所要的資訊並不是自己真正所擁有的知識

況且網路上的資訊或搜尋的結果要不要100%的採信呢?就像選舉期間有大量的假新聞或欲使對手無法當選的消息這可不能當真而跟著散布出去啊!但是誰又真正能了解這些新聞是真的還是假的呢!反而是有很多人只看到片面的新聞或是學習到表面的知識就開始高談闊論並自以為是真是令人討厭就像最近我們大樓在開管理委員會就有一個鄰居捧著一條大樓的管理法規不斷的大放厥詞堅持說與會的人員沒有超過45%就不能做重大的決議好啦就這樣有一個議題已經拖了半年之久,開會人數總是無法超過45%那是不是這一個議題要繼續拖延下去呢?在我看來那位鄰居只是個半桶水,並沒有了解本文與附屬條文的彈性應用,更不尊重主委已經去向相關單位徵詢過可以有彈性做法的回覆,還在一直堅持自己的主張而浪費大家寶貴的時間繼續的流會有鄰居知道我在做企管顧問希望我幫忙講講話我就告訴他們「如果一個組織的成員大家都是一樣平等的位階連主委或總幹事都沒有主導的權限或能力在各講各的誰也都不讓誰的情況下,拖延將是必然的結果」就像在公司的組織結構中如果沒有職位高低的差別,則要做成快速的決議也不容易;如果沒有老闆的支持,顧問也玩不出什麼樣的把戲。

人無法了解自己能力不足的程度傾向高估自己直到接受相關訓練與學習或教訓與挫折之後才會明白先前有多天真當自己會坦承無知才會願意擴大學習的眼界虛心接受他人的看法並時時提醒自己再三的小心避免過度自信而招致危險不過話說回來,儘管上面寫了「噁心」二個字是有一點不禮貌,但是卻提醒了身為企管顧問的自己應得體即可不管年紀多大,每一個人內心的渴望都還是一直存在的,畢竟每一個人總有支撐自己再活下去的夢想!雖然我們想盡力的利益眾生給予能力所及的協助不過就像上述的員工不想過多的學習我們也無法過度的要求如果要求不來也不是什麼樣的大罪過或許這些員工覺得這樣的生活才快樂每一個人想做自已也OK無需太強勉畢竟人生什麼才是真正的對的也說不準,有時候想想:「人家歡喜就好」就能釋懷。

2018年12月6日 星期四

老闆的管理個案集91--- 老闆對問題解決邏輯的對話(5)

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

我們看到許多資深的人還是不習慣在網路上購物還是習慣拿出紙與筆來寫做記錄甚至還再寫信及寫問候的卡片。他們難道不知道現今電腦網路有多厲害,用通訊軟體是多方便!但是知道歸知道要學習新的事物或改變自己長期以來的習慣那可是不容易呢!就像台北市長柯P在發言時總會有一些人在旁邊提醒他哪些話是可以講又哪些話是不可以講一樣若是沒有人隨時在側的跟他提醒及踩剎車恐怕他會忍不住或習慣性地講太多造成言多必失的後果在問題解決的邏輯上亦有類似的狀況雖然已經有分析與實作得到了有效的問題解決方案及改善的新流程但是就是有人會再犯以前曾經犯過的錯誤因為很多人只會記得他熟悉慣用的舊手法在腦海裡並未對新的流程作更新所以,我也常提醒老闆不要以為自己已經講過了員工就會跟著配合,曾經有一說:「要改變一個人的習慣要講16遍」,甚至還有統計說要講25遍才會改變一個人固有的習慣,除非有強烈的誘因或是嚴重的影響(譬如再犯錯就要扣考績或罰錢等),不然,自我的改變或是要求別人作改變是一件很難很難的事。

又如現代的人很習慣在網路上查詢資訊,就像我也一樣我幾乎丟/捐掉了大部分各式各類的書籍(尤其是管理類的書)除了大部分的重點已經做了筆記之外上網查詢總比翻書來的快吧我也開始不認真地記往不常走過的路線,反正需要再走的時候再查Google 地圖就好了所以現代的人會很習慣的會遺忘可以在網路上查得到的資訊我們稱之「谷歌效應」。只要查得到很多人已經不習慣記在腦袋中就忽略了已經更新的資訊或知識碰到問題時再上公司Server或上網查詢就好了!不過是有很多問題是必須要在當下就解決或是馬上快速要反應的如新的作業程序(流程步驟)SOP如果再去查電腦或是手機就錯過了時效或顯得遲鈍或是缺乏效率甚至耽誤到重要的時機。要如何的落實新的政策、流程、SOP或表單呢?如何確保問題不會再發生或是同樣的問題再發生時可以以最新的有效手法來解決該問題?這就必須提到主管解決問題的邏輯除了有1.定義問題 2.解決問題 3.結果量測 4.持續改善之外還有一項就是監督管控或是防呆的機制如下分述

5.     監督控管
控管機制主要是透過回饋系統來消除發生缺點的機會,或監測流程績效以維持改善的成效就像很多企業都已經有ISO的認證,對於矯正與預防措施的概念也已經不陌生,也習慣進行內部稽核且會開異常單來進行作業上的矯正。不過我們也經常看到企業會隨著環境與條件的前提不斷的在做作業內容上的修正,但其程序書卻是許久未修改,每一個人還是會有其慣性的手法,並沒有一致性統一的規定使用最新的作業標準如此就必須依靠問題改善之後的移交作人事物的連結,意旨要有編列監督的人員與即時更新SOP文件的制度及規定使用最新版的工具來建立管制策略或是製程上的防呆機制包括

5.1    更新流程
無論是局部或是有很大部分的作業流程有了變動就應將作業流程變動的前後差異作整理說明及時修改文件作為簽呈的附件跑公司的簽核流程,一旦被會簽且核准之後接下來就是要做流程或程序書的更新及發行的動作並且確認舊版不適用的SOP文件是否要作廢回收或是在甚麼條件下自動失效且回收作廢並且有一套SOP文件管理的制度或文件管理資訊系統只要新的SOP被核准發行的當下任何人要再取得SOP的作業指導書或是程序書進行參考或修改時一定只能取得到最新發行的版本,若要參考之前的版本則必須要有透過申請的程序才能給予,並由文管人員作監控收回的控管,不可流落再各處被錯誤的引用

5.2    監督人員
文件控管中心不一定是一定要有一間辦公室或專職的文件管理人員對中小企業而言大部分的文管人員是身兼數職的行政或管理部人員從管理面來看,當作業的流程步驟已被更新,則每一個步驟地進行會知道前一個步驟或後一個步驟是否有依照新的流程規定來執行所以設計異常單的紀錄習慣以利矯正的機制是有必要的。如果管理部的人員可以兼任內部稽核的異常改善成果的監督人員,也是中小企業常見的任務規劃。總之,應養成所有員工每一個人都扮演互相監督與持續改善的角色,將提報異常成為是一種習慣,這有賴於高階領導者的支持才不至於員工之間彼此在互相鬥爭的狀況。

5.3    文件控制
經常有客戶在問我如果產、銷、人、發、財、MIS、品管無論哪一個領域或部門經常都在變動作業流程內容或文件,尤其是研發部門總是在持續的作產品的改善,若要做到文件版本的更新那會搞死人,哪有那麼多的時間在做文件的修改,搞不好早上才做文件的更新,下午又有新的變動,是不是又要更新一次?他們問我怎麼辦通常我不會直接給答案因為給得太理想化的回答恐怕也會不太實際我會先反問:「你說呢」?是你在這公司上班又不是我!你們覺得在什麼情況之下再來更新最新版的文件是最佳的時機?是若有變動就馬上更新呢?還是隔天再更新?或三天內作更新?還是有空再更新?你要如何作先問自己「這樣的更新做法你自己認為OK嗎?利害關係人會同意嗎?」再講白一點老闆會接受你這麼多天後再來更新文件嗎?這沒有標準答案但依據ISO中提及的組織背景及能力的要求可能就會有合理的答案畢竟2人的公司可以認證ISO2,000人的企業也同樣的可以認證ISO,規模差異甚大的不同企業其做法當然會有所不同,也沒有辦法以同一套的標準去做稽核。

5.4    管理文化
常見的人為錯誤有
l  忘記
l  誤解
l  太快下結論(這種情況在自以為是的人上很常見)
l  看錯或沒看清楚
l  未受專業訓練人員去執行
l  忽略規則或法規
l  疏忽
l  疲勞
l  延遲判斷
l  缺乏檢驗規範
l  意外的錯誤
l  設備故障
l  故意的破壞
l  人手不足
l 
這些錯誤多半是可以經由管理的提升來減少錯誤的機會如訂定與強制落實SOP標準作業規範有一些則是牽涉到員工的素質或人格特質這需要透過長期的訓練與督促來讓員工改變粗心大意的習慣另外就是企業本身的資源或資金的不足也無法立刻做大幅度的改變就像之前曾經提及企業文化的形成必須有一群人經過長期的互動產生了默契,讓一件問題的發生給不同的員工來解決時,其方法與態度是接近的或一樣的,這樣才能說這一個組織已經形成了文化。

綜合老闆的管理個案集(87)~(91)會發現主管想要解決問題的邏輯思維是包括了PDCA的管理循環以及主管們對於問題解決的細膩度與態度,就如同長鞭效應一樣,粗心與細心的差別在經過一段時間之後就會有很大的差距要做甚麼樣的人由自己做決定要做甚麼樣的企業由老闆去堅持。

2018年11月20日 星期二

老闆的管理個案集90--- 老闆對問題解決邏輯的對話(4)

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

曾經有二次公司與工廠的搬遷經驗這二次搬遷都有一個共通的問題,就是搬遷前都有做了詳細的規劃,但是真正搬遷後卻發現實際的現場定位與規劃的位置有一些差距。記得數年前公司要搬遷時,負責搬遷的規畫人員畫了一張新辦公室的藍圖,並用比例尺將每一個桌椅或櫃子等的座標位置標示很清楚載明幾公尺與幾公分的位置是要擺放甚麼樣的物品在藍圖上看起來密密麻麻的不僅如此他還參考風水師的建議到尚未搬遷的空辦公室中依照藍圖的規畫在地板上用粉筆畫上老闆與幾個重要主管的桌椅各腳的位置前後搞了三個多月當時我就在想,藍圖那麼小張有必要花那麼多的時間畫的那麼精細嗎?果不其然,搬到新辦公室時,發覺無法完全跟規劃的位置一樣,各部門就在現場開始挪動位置找出更適合的擺放方式。有趣的是當要移動老闆與主管們的桌椅位置時負責搬遷的規畫人員又出來制止說這是風水師交代擺放的位置不能動當場讓大家非常的傻眼

我們常說計畫趕不上變化規劃與計畫固然重要,但是要有隨機應變的能力才是更重要。就像前幾天普悠瑪號的出軌事件當大夥在規劃旅遊行程並搶購普悠瑪號車票的同時誰會料想到會有如此重大的變異發生這不就印證了佛家所說的世事無常當然我們說過風險管理中的風險值包括問題發生的機率及問題發生後的影響程度火車出軌的機率相對是低的,所以大家也無須過度的恐慌而因噎廢食但是如果分析後發現到問題發生的風險值是高的,那最好要有AB二個以上的應變計畫,就如同辦戶外活動也要同時考慮到萬一碰到下雨天的應變對策對於主管解決問題的邏輯上亦是如此前三篇所述主管在解決問題的邏輯上要有1.定義問題2.解決問題3.量測結果通常問題的解決方案在執行後的量測結果總是無法100%滿意的,仍會殘留許多的剩餘問題或從中發現到新的問題其應變的機制就是要能持續的改善,讓殘餘的問題不要再擴大所以主管在解決問題的邏輯上在3.量測結果之後仍需進行如下的步驟:

4.     持續改善
之前說過企業解決問題不要想一次到位更不要覺得很煩而倦怠如此的說法絕對不是在講大道理因為從事企管顧問工作的我真的看太多了現階段的景氣仍然是呈現M型的姿態,M型的中段有很多苦撐的中小企業及失業或打零工的人每天在過著困苦煎熬的日子雖然持續改善止於至善只是一個口號但它卻是企業員工生存的依靠如果企業已經是很完美哪有員工生存的空間就像工業4.0想要全面的使用機器人來推動自動化那部分的員工就只好被資遣了!所以上班族不要再抱怨了就因為公司有問題才有我們存在的價值再過幾年身邊就會充斥了許多無血無淚的傢伙在搶你的飯碗因此,只要還活著就應該為眾生繼續的貢獻自己能力範圍內的價值作持續的問題改善,包括:

4.1    改善目標
就因為問題經常是無法在第一次就完全的解決才需要分階段的循序漸進的來解決針對在每一個問題的解決方案執行後所殘留的問題上設定持續改善的目標就如同上述1.定義問題中的1.4目標範圍一樣合理的改善目標設定應該要先確認是有哪些對於已經實施的問題解決方案仍不滿意的利益關係人這些利益關係人的期待是甚麼?身為主管的人要有能力提出符合這些利益關係人所期待的階段性改善目標,讓老闆(最重要的利益關係人)覺得這個主管對公司是很有長期貢獻價值的通常改善目標的設定要有一點挑戰性但又不要設定的高不可攀讓自己做不到而陷入窘境就像是曾經是擔任過連鎖集團的高階主管想拿他那一套來教小店面如何經營時就會碰到許多的問題及限制也像擁擠空間的小工廠規劃去參訪大型現代化的工廠只會讓員工更沮喪而已或是找國際型的顧問公司去診斷或輔導中小企業會格格不入一樣不是這些理論錯誤而是時機未到如果客戶的口袋只有30元又何必勉強他硬要去買牛肉麵呢?吃陽春麵也可以吃的飽啊!等到以後有錢再買牛肉麵亦可

4.2    改善策略
當改善目標設定之後就要思考在原有問題的解決方案之下是有哪裡的不足或限制讓問題的解決方案實施後又留下了這些殘餘的問題包括
l  解案的架構
l  解案的範圍
l  組織與文化
l  政策與限制
l  能力與流程
l  技術的精進
l  基礎的設施
l  外部的影響
l  風險承受力
如上是有那些因素可能成為無法完全解決問題的「瓶頸」,這些瓶頸是可控或不可控,只要超出主管可以解決的權限範圍應該主動提出並尋求支援,界定改善的機會及得到合理的策略目標後再來規劃實現策略目標的方法與活動

4.3    改善方法
改善的方法可能需要制定檢核表含執行的流程步驟工作內容說明負責人及執行夥伴預期完工日與記錄實際完工日及備註等並記錄執行過程中的Lesson learned其中透過相關人等參與的腦力激盪則有助於改善構想的激發及得到互助的資源聰明的主管也會先拍攝或記錄改善前的狀態及改善後的狀態以利改善的差異說明及效益的呈現很重要的是要有80/20的概念,如果已經執行的解決方案已經有排除80%的問題,需不需要再花更多的時間與成本去解決那20%不容易被解決的問題對於組織的資源配置是否允許浪費過多的資源去解決那不易被解決的特別需求在資料的分析上可以使用圖解、描述與推論的三種方法由小範圍推論到大範圍的結果並執行一個或多個驗證去確認改善的結果

4.4    有效改善
透過成本/效益的分析來鑑別改善活動的價值及有效性,確保在一組潛在改善方案中,有一個特定改善方案是最有效的,其改善之總效益應超過實際成本。在進行成本/效益的分析時應考慮到所有與實施改善的相關費用,用確定成本(如時間、費用、材料)的衡量方法,確定完全實施改善所取得的收益,將改善的實際成本與預期收益作比較。當確認新的改善流程有助於改善問題的解決方案或能解決殘餘的問題時,則應建立改善後之新流程圖及更新ISO的作業程序如果是產品的功能面或製造業中的製程管制則必須更新FMEA(失效模式與效益分析)以確認改善的成效與維持


談到維持,好不容易大夥花了很多的力氣得到了有效的問題解決方案及獲得殘餘問題解決的改善結果,總希望仍夠持續的落實與維持這些得來不易的成果,這有賴於確實的管控或防呆機制。待續!