老闆的管理個案集19---PMP專案管理實務的對話

林 金 地  /  0935-297174

效能定律專業管理顧問

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有一次在從事工程專案的客戶處做輔導，談到專案人員的支援管理話題時，我隨口請問了總經理：「您認為什麼時候叫做『專案的結束』」?總經理不加以思索的回答：「錢收回來的時候才是真正專案的結束」。是啊!身為中小企業的老闆大概都同意吧!不過，身為專案執行者的多數人可能會有微詞喔!如果專案人員說道：「該做的我們都做了，而且業主也都簽驗收了!專案應該就結束了吧!收不收得到錢關我們什麼事!」，這樣子的說法有沒有道理?請各位判官評評理(想想看…)。

目前為止，我參與過的專案企畫書撰寫與輔導的政府及企業專案有超過20個以上，這一個專案結案時機的話題不禁讓我有興趣去思考美國專案管理學會(Project Management Institute, PMI)的思維，PMP專案管理師的認證體系提及：「PM必須依照組織的專案結束步驟進行政結案(Administrative closure)，才能正式結束專案或階段」。

所謂的行政結案，包括：

l   收集專案或階段記錄

l   稽核專案成敗

l   取得經驗教訓

l   彙整專案資訊

l   將團隊成員績效記錄交給功能經理(將專案成果移轉營運單位進行後續維護或是移交給專案的下一個階段)

l   舉行專案檢討會議

l   彙整專案資料夾存檔

其中，並沒有提到要收到專案工程款或把錢收回來的時候才能算專案結案。

另外，比較有趣的是「經驗教訓會議(Lessons learned meetings)」，一般我們對專案的完成後都會思考：「論功行賞，獎金怎麼分配?」，但是PMI的思維是特別要強調：「你在這一個專案的執行中，你有沒有發生什麼疏失?」，如果你說道在專案的過程中有什麼屬於自己的疏失或發現什麼應該注意的地方，不但不會被苛責，反而會被讚賞。

這樣的觀念是值得我們學習的，經驗的學習不應該只是報喜不報憂。