接續前一篇的對話，對於客戶的老闆希望在輔導ISO
22000認證的同時，也讓停擺許久的ERP系統能夠重新導入上線。日前在輔導課程時發現ISO的管理代表不在，經詢問他們得知管理代表與品管部同仁到代工廠去做年度評鑑，包括環境設備、儀器、作業流程等是否有符合在當初簽約時所議定的相關規定等。聽起來似乎頗有道理，但是又有值得探討的疑問。我問他們：「管理代表與品管部同仁到代工廠去做年度評鑑是OK的嗎？會不會與當初做代工廠評選時的內容重疊？」。會不會有重工的疑慮？他們笑著說：「總是每年都要意思意思的再去看一下讓老闆放心嘛！」。因為我跟他們很熟就開玩笑的說：「如果只是想外出去晃一晃，一邊有做事又一邊有摸魚的機會，我會幫你們作掩護!」。但是如果是老闆有追問，我就必須坦白的告訴老闆：「管理代表與品管部同仁到代工廠去做年度評鑑是有問題的！如此的作法不但與當初作代工廠評選的內容重工，也無法確保每一年才去一次的那一天所看到的，會與其他的364天的作業或管理模式是一致的。既然無法確認去看代工廠作評鑑的那一天與代工廠平常作業的模式是一樣的，或是未知代工廠是不是在那一天有特別表演來給你們看？那去作評鑑有何意義？」。
茲因之前已完成了訂單與新產品開發管理程序的研討及安排ERP系統作業的操作演練，接下來準備要對採購與進料檢驗等的作業做研討，故我請問他們如下的幾個問題：
1.
供應商評選與供應商評鑑有何不同？
2.
多久應要求採購人員需再尋找有合作機會的新供應商？
3.
多久應檢視與審查供應商的報價趨勢圖以利作為議價的依據？
4.
需不需要與如何界定A、B、C不同等級的原物料與供應商？
5.
需要有多少備用的供應商名單在資料庫中才足夠？
6.
供應商資料庫的資料是否有專人在維護且具有及時性及正確性？
7.
原物料採購進料的檢驗與允收標準為何？
8.
原物料採購進料的品質需不需要採購人員來作把關或負責？
9.
採購作業的風險評估與因應對策及其績效的KPI應如何制定？
10.
代工廠與外包商的管理是否應歸屬於供應商管理或應獨立制定管理規範？
11.
代工廠與外包商的管理歸屬於採購人員的管理範圍嗎？
12.
代工廠與外包商完工返還的檢驗規範及允收標準為何？
13.
代工廠與外包商完工的品項可以直接送達客戶處嗎？
14.
會請客戶代為簽收與清點代工廠與外包商直接送來客戶處的品項嗎？
15.
外包商如果在客戶處裝配或施工時需不需要公司派員到現場作監工/督？
16.
如何確保客戶原有的設施或設備擺放在作業現場不會被外包商在客戶處作業時誤傷到？
17.
如果外包商在客戶處損壞到客戶原有的設施/備應如何處置或賠償？
18.
如果客戶處無法派員前往做監工(督)又如何確保外包商在客戶的作業品質是OK的？
19.
如何確保客戶對外包商作業的疑慮或不滿的訊息會回報到公司以利檢討與改善？
20.
如果外包商在客戶處的裝配或施工產生職災或受傷時公司要如何負責？
研討的當下，有部分的議題讓在場的員工不是答不出來就是答的不清不楚或不一致。這些問題有的與此食品業的客戶有關，有的雖與此客戶無關但卻是與我其他製造/服務業的客戶有關，這些疑問的解答除了要有共識的相關人等必須要答得出來之外，還需要有白紙黑字的明文規定及作演練，才不會在萬一發生事件/故時產生爭議。如果如上的問題沒有被研討及釐清，又如何順利地往前推進建立採購與外包及進料檢驗的說、寫、做一致之ISO文件化資訊。又因為行業別的差異會導致以上問題會有不一樣的答覆，故我們就針對此客戶的食品業探討如上的相關問題以利依序的建立此客戶的相關程序書如下：
3. 供應商管理程序
應建立供應商之資料庫及卷宗之顏色管理，包括ERP中供應商的基本資料及廠商資料卡的維持，畢竟有一些附件還是需要以紙本的型式存參。針對提供主要原物料的廠商、不易取得、交期較長、特殊的原物料、成本很高的原物料或供應商定義為A類，一般原物料或供應商為B類，隨時可取得且成本低的零散原物料與供應商定義為C類。若供應商的家數不多不想作分類亦可，因為管理沒有標準答案，只要便於運籌帷幄即可無須複雜化。除了免驗的大宗物資及已經長期配合的供應商或獨家的代理無法作選擇之外，每一個原物料最好要有三家以上的備用供應商為佳。在做供應商評選時，可能會考慮到供應商的規模、品質、價格、交期、態度、彈性、服務等因素作為評選的依據。一旦評選通過列入合格的供應商時，就應依照每一次的交易狀況，記錄是否有不良或異常的交易情事。針對每一個供應商於期間內的每一次交易紀錄的統計結果，即可作為該供應商的評鑑依據。故供應商的評選就是挑選合格的供應商；供應商的評鑑就是看期間內的交易是否有異常，作為是否持續再向該供應商採購的依據，如評鑑“A級”者可優先向其採購；評鑑“B級”者可經由比價程序作正常交易；評鑑“C級”者得視情況減少交易並視其改善狀況調整評鑑等級。因此，供應商管理程序至少應有如下的管理表單：
Ø 合格供應商名冊
Ø 廠商資料卡(包括電腦系統中沒有登錄的相關資訊及附件等)
Ø 供應商評選表
Ø 供應商評鑑表
4.
採購管理程序
因為ERP系統中的BOM包括有各階的用料與損耗率及替代順位，故經由每次訂單的輸入再加上預測的訂單(如各節日的銷售預估等)，即可以事先排出各成品應生產的主排程計畫MPS及透過MRP或LRP算出各期間應生產的品項所需的用料需求規劃，原物料的需求量再扣除現有庫存量及已經購買尚未入庫的在途量之後，即可得知期間所需購買原物料的數量與交期及需不需要分批交貨等。至於食品業的庫存及安全存量則必須要特別的小心，因為會考量到食品的有效保存期限。除了要落實先進先出之外，必要時應做原物料的A、B、C分類，一般製造業考慮的分類會有成本價格、體積、重量、進口品、環境要求等等的因素，而食品業最關心的則是保存期限與被汙染的發生機率，故最好是算好幾天內要用完的原物料分批送達即可，儘量維持部份資材的零庫存。如果可以，每一次送達的原物料只要就夠用所需的天數的即可，寧可多幾次的採購或分批的交貨作業，也不能輕忽或想省麻煩或想降低成本的買過多而造成食品過期成為報廢品。
至於每一次的採購需不需要比價(如要求三家供應商的報價單)？很多老闆其實很在意，但是有很多採購的人員會覺得很麻煩！如果採購的需求單位其請購單都讓主管簽名了，採購人員有沒有責任或主動的想多找幾家供應商來作比價？這一個議題必須務實一點。通常我會請採購相關部門的主管作裁定，畢竟該主管必須在管理會議中報告那些採購項目在當下需要進行比價或無須及無法比價，讓員工們充分的理解。若採購人員只有一人，老闆希望採購人員可以多擔待一些，則我會建議老闆：「找對的人做對的事及給予紮實的訓練」即可。如果老闆還要監督採購人員在每一次採購時有沒有作比價，那老闆會管太多的小事會累翻了！只要制定比價的管理原則即可。如為獨家代理、獨佔廠商、客戶指定廠商或專案配合廠商則無需比價；如首次採購、原供應商貨源不穩定或調價時、本次採購量較以往的採購量大很多時，則需有二家以上的合格廠商進行詢、比、議價作業。
故採購管理程序包括：
Ø 詢價單
Ø 請購單
Ø 採購單(原物料)
Ø 採購單(行政總務)
一般常態及變更等的採購作業均可以在ERP系統中作操作演練。至於採購人員的績效考核與其所負擔的權責範圍有關聯。規模夠大的公司，採購人員只負責適時適量的採買即可，並不需要負責採購品的品質檢驗，但是小型企業的採購人員則必須肩負一定比率的進貨品質檢驗的工作，如採購數量清點與目視品質檢驗甚至入庫等的基本的工作。
5.
外包管理程序
如託外/委外加工或工程發包等作業，會依據複雜的程度決定是否另訂其管理程序，又因行業別的差異會有諸多不同的委外加工作業要求，故在此就不多加詳述。最重要的是在發包時有沒有特別陳述清楚驗收的標準及應注意的備註等相關要求事項，且確認託外廠商有充分的明瞭。就食品業的委外代工而言，一定要簽訂合約包括雙方的權利義務與食安管制的落實及萬一產生食安問題時的責任歸屬，最好是挑選有ISO 22000認證或HACCP認證的廠商作代工就比較不會有爭議。
無論是原物料的採購進貨或委外代工的完工返還都需要有進料驗收的基本動作。對食品業而言，主要的原料如大宗物資等，建議直接跟有食品安全檢驗合格的大廠採購即可列入免驗的品項。談到進料檢驗就會提到抽樣及檢驗標準，如下一篇分述。
