2017年6月1日 星期四

老闆的管理個案集69--- 企業之績效與風險的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

有一位客戶的女員工私下哽咽地向我敘述:「他想離職」。我問他為什麼?他告訴我:「老闆一定是嫌他只有高職畢業,所以不敢讓他接重要的工作,讓他感覺到沒有成就感,主管又常常在眾人面前罵他讓他很不堪,所以他想乾脆離職再去唸書算了」。在安慰之餘,我心裡想這公司算是傳統產業,有很多高職畢業的員工是正常的,這一些員工在這一家公司工作,大部分也都做得很好且做得很久,鮮少聽到有類似的說詞。況且,我在幫這家公司做企管輔導時,也有一些同仁表示不想與這位女員工同一組在一起工作或討論,足見這一位想離職的女員工,他的自述內容可能會有潛在的原因是值得深思及探討的。看來這又是一個情緒ABC Model理論的真實案例。

所謂ABC Model (Psychologist and researcher Dr. Albert Ellis created the ABC model) 告訴我們了解一般人對逆境反應的意義,包括:
l   A is the adversityA是逆境,發生的情況或事件。
l   B is our beliefB是信念,解釋為什麼會發生A的情況。
l   C is the consequenceC是後果,因為信念造成的感覺和行為。
如上所述,想離職的女員工的情境是:
l   A:老闆不敢讓他接重要的工作,讓他感覺到沒有成就感,又主管常常在眾人面前罵他讓他很不堪。
l   B1:他認為:「他只有高職畢業是主因
l   C1:所以他想乾脆離職再去唸書算了。

同樣的A,卻有另外一名同樣是高職畢業的員工B2,卻有不同的結果:
l   A:老闆不敢讓他接重要的工作,讓他感覺到沒有成就感,又主管常常在眾人面前罵他讓他很不堪。
l   B2:他認為:「他的技術尚未成熟是主因
l   C2:所以他想趕快加強學習技術好讓老闆提早肯定他。
同樣的A,亦有另外一名同樣是高職畢業的員工B3,也有不同的結果:
l   A:老闆不敢讓他接重要的工作,讓他感覺到沒有成就感,又主管常常在眾人面前罵他讓他很不堪。
l   B3:他認為:「他的學歷不足且技術尚未成熟是主因
l   C3:所以他想趕快加強學習技術,並且晚上再去讀科技大學夜間部來補足學歷,好讓老闆提早肯定他。

有趣了!同樣的情況或事件A發生,為什麼會有不一樣C1C2C3的結果。原來是有不同的對象B1B2B3發生A的情況或事件有不同的解讀,而產生了不同的情緒結果。所以,積極樂觀的信念,將會造就更正面的結果。不過,一般人通常不想面對逆境而選擇逃避,或是藉由看不到或難以印證的說詞(如神鬼論)來自我安慰,不接受讓自己有機會更成長的挑戰。最常聽到的自我安慰說詞是:「一切都是天注定的」。無論此話是不是真理或是有無科學上的論證,在努力及盡力之前就先講此話或存在此心態,總是太消極而令人反感,讓人感覺此人是為自己的不成功在找避風港,的確是不妥當的。就像我們看到肯努力讀書的小孩,通常成績不會太差,不用功讀書的小孩,通常成績也不會太好,若不是如此,只有少數的特例個案而已。若上述想離職的女員工認為他就是注定無法在此公司升遷,而且持續會被老闆罵,而不打起精神加強學習只是想逃避。如此,即使找顧問哭訴也只是討罵而已,因為機會往往是被創造出來的,一切唯心論。

說道創造機會的因果關係,就好像有一位ISO稽核員在稽核我的一個客戶時提出:「為何不設定年度的營業額目標?如此企業會有營運目標達成率無法被管控的風險」,聽起似乎有道理。但是我的客戶因為主要是做標案生意,老闆認為不知道何時會有標案出現,老闆根本無發估算年度的營業額,所以他就是不願意設定年度營業額目標為KPI,而且該老闆認為不會有風險,造成稽核員與客戶的老闆產生了一些爭辯,老闆問我該怎麼辦?首先,我問老闆:「何謂風險?是先有機會還是先有風險?當我們在會議室中研討持續改善的議題時,會不會擔心有地震讓天花板垮下來而壓死我們的風險?」。

與老闆及員工相聊之後,讓我們體會到:
l   是先有機會,再評估阻礙此機會(績效)實現的那一些可能的原因即可稱是風險。
l   風險是需要評估3個必要考量的參()數:
1.   容不容易被偵測或臆測到
2.   風險發生的機率
3.   萬一發生風險時可能造成的影響是大或小。
l   經由風險3個參()數相乘所得的分數即是風險值,將可作為企業之風險管理準備的依據。
對於ISO稽核員所提的公司應設定營業額目標否則會有風險一事,我請老闆思考公司經營這麼多年來,有沒有因為沒有設定營業額目標的KPI,而產生業務管理上的困擾或是公司經營不當等的重大問題?老闆說他們自有一套業務管理的辦法,而且都經營40幾年了,每年的營業額也都有好幾個億,公司都還是好好的活著,沒有問題OK的啦。所以,老闆已經告訴我們答案了:「無設定此KPI而造成風險發生的機率是很低的」,也就是風險值是很低的。因此,老闆不想設定公司年度的營業額目標為KPIOK的。就請老闆依風險值的高低向稽核員做說明即可。

我也向老闆作了另外一個說明:「大部分機會的促成是經由許多小機會的成功所組合」。譬如上述的B3員工,他認為要學好技術(機會1),再加上足夠的學歷(機會2),才能獲得老闆的信任(機會3)。如果機會1與機會2的任何一項不具足,就會影響到機會3的獲得。更何況,就算有機會1與機會2的具足,都還不一定能成就機會3,所以風險1、風險2與風險3都是存在的,有了機會就會伴隨著風險。企業可以透過風險值的排行,決定哪些風險值較高的關鍵風險需要進行列管,就像企業或我們每一個人也都需要先分析哪些是我們的關鍵機會,集中火力或資源去努力突破那關鍵風險與掌握那關鍵的機會,再持續往前推進就不會感覺壓力過大或太疲憊。如果沒有風險值的計算,光是憑個人的經驗來評斷是否有風險的存在,那將會爭論不休。所以,因為個人的不同信念,將會改變對一件事情不同的看法或結果。了解了情緒ABC理論的精神後,就要提醒我們應該要:「加強自己的正面能量,在面對重重的考驗時,才能有積極樂觀的態度來迎接挑戰」。

2017年5月9日 星期二

老闆的管理個案集68--- 解決問題溝通技巧的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

日前在客戶處進行企管輔導的課程中,有討論到要如何開發新客戶的議題時,有一位資深員工提出:「我們可以找xxx的對象來配合銷售」,該員都還沒有仔細的說明他的觀點時,就被老闆立刻打槍回應:「不可行的」,並且訓示般的說明為何不可行的種種,然後此話題就在此被打住了。此刻,可能有些員工的心理就會想:「好啊!讓就老闆你自己決定就好了,自己去承擔成敗的後果吧」。當下,會議室中的這群員工也就變得鴉雀無聲了!在如此尷尬的情景下,擔任顧問的我只好講一些話來圓場,好讓大家可以繼續的討論下去。心裡想:「還好這一個老闆算是夠Smart,大部分的決定是正確的,要不然這一類的公司還真的是充滿了許多不確定的風險呢」。如此的老闆通常都是要親力親為才會讓他放心,此等公司要做大還真是不容易,最後勞心勞力辛苦的還是老闆自己,這也是許多中小型企業的常態及特色。

現今經常聽到有人說「你很難聊ㄟ!」或是「伊真歹逗陣!」這類的話。很難聊的人在公事上的溝通協調當然就會很弱。為何此等人會不容易與別人聊天或是常令人討厭及感到不好相處呢?有幾個關鍵點可能是造成的主因:
1.   說者表達的內容與聽者的經驗認知有很大差異。
2.   說者表達的氣勢上總是認為自己比別人高一等。
3.   說者表達的主觀意識很強且堅持自己才是對的。
4.   說者表達的肢體表情顯現出不想聽對方的說詞。
5.   說者表達的語氣上感覺是採取教訓或指責對方。
6.   說者表達的方式是已經下結論並直接否定對方。
7.   說者表達的過程常會自己推翻自己才剛講過的。

可能是說者自己太過自信或太自以為是或太過急躁,在不會察言觀色或自我檢討之下,搞得聽者對方在當下無言以對。事實上,在談話互動的過程中,最忌諱的就是直接否定對方。有一種情況是在對話的當下,聽者一方已經感覺到不想再搭腔或是認為回應此說者已經是無意義的時候,聽者就會想終止或快速的結束對話。另有一種情況是在對話的當下,聽者感覺到被說者羞辱或不知要如何回應的時候,也會想儘快迴避對話或離開現場。在這兩種狀況之下,當然都無法形成有效的溝通或對話,更不要說會有共識。更糟糕的是說者因為聽者對方在無言以對或不想反駁時,還以為自己已經說服了對方而沾沾自喜,結果就是漸漸少了朋友或無可談心的對象。所以,說話的技巧會教我們:「要先肯定對方的意見,再婉轉的表達自己不同的看法」,如:
l   你說的有道理。不過,從另一個角度來看
l   我理解你說的。只是,在某方面來說可能
l   你說的是很好。但是,不同人的立場似乎
畢竟,溝通的不順暢並不代表完全否定對方的思想理念,只是因為表達的方式令雙方不想再對話而已。同樣可以清楚的表達自己的想法,但無需使用太尖銳的話語來刺傷他人,是可以達到更有效而且想陳述己見及溝通的效果。

當人們遇到某個問題時,通常會立即跳起來想解決那個問題。但是,愛因斯坦(Albert Einstein)曾說:「如果我只有一個小時來拯救世界,我會花55分鐘來定義跟分析問題,而只有5分鐘來找解決分案。If I had only one hour to save the world, I would spend fifty-five minutes defining analyzing the problem, and only five minutes finding the solution.」。所以,把問題分析情楚要比急著解決問題更重要,如果問題的本質與真相沒有弄清楚,其答案可能也會找錯方向。一旦徹底的了解問題的真因之後,就更有可能看到問題的全貌。在分析問題的過程中,其解決方案在心中幾乎就會有底了。所以,如果是一個重要的問題,在沒有確實的“定義”與“分析之下,急著下結論的表達方式或急著想解決問題的方式並不被鼓勵,其解亦可能會產生許多無法確定的爭議。

為了訓練客戶員工的溝通協調能力,我會安排溝通協調的模擬演練。進行的方式是準備了6張彩色卡片,分別是白色、黑色、黃色、紅色、藍色及綠色6種顏色,並定義演練的遊戲規則,凡是抽到不同顏色色紙的人,必須要依如下顏色所代表的立場,來表達自己對討論問題主題來的看法:
1.          白色的立場:要依據中立的信息與事實及數據,提出客觀的看法。
2.          黑色的立場:要很謹慎的批評及評估可能風險,提出悲觀的看法。
3.          黃色的立場:要積極地想問題是可解決的一面,提出樂觀的看法。
4.          紅色的立場:要根據自己的直覺與預感和印象,提出熱情的看法
5.          藍色的立場:要有縱觀全局的氣概來定義目的,提出計劃的看法。
6.          綠色的立場:要感覺充滿生機的不需要以邏輯,提出創新的看法。

如此的演練之下,會有人剛剛抽到黃色的卡片並依規定想出及談出很樂觀的看法。在高談闊論之後,該員很快的又抽到了黑色的卡片,他只好不得不想出一些缺失並說出悲觀的看法。結果,此人同時又樂觀又悲觀地說了二種自我矛盾的看法,讓自己都覺得很好笑。如此一來,該員的看法就必須要同時思考多方面不同立場下的意見,而不會只是偏執一方的固守己見,甚至表達的內容會自相矛盾,而體會到別人的立場難處而學會:「尊重每一個人的意見」。這樣的手法是依據六頂思考帽(Six Thinking Hats is a system designed by Edward de Bono In 2005的一種思維訓練模式,含:
1.          Information White
2.          Discernment Black
3.          Optimistic response Yellow
4.          Emotions Red
5.          Managing Blue
6.          Creativity Green


根據心理慣性(Psychological Inertia, PI),人們經常會根據自己以往所發生多次事情的經驗與發現及自己心中的想法與結論來「自我解讀」問題的現象,甚至會有多餘攀著附會的聯想,而忽略了別人對同一問題的不同解讀。所以,我從事企業管理的工作,發現人是最難搞的,一群人中總是會有人很固執的在唱反調,故意來挑戰多數的決議或講師的論述。碰到這類的狀況,通常我也是很歡迎的,因為如此可以增加課題討論的深度與廣度,也是落實:「凡事看優點就會樂觀」的自我提醒。萬一碰到的學員是惡意的挑剔或找麻煩,也只好提醒自己佛陀的教誨:「放下是非恩怨,即能自在」,無須爭辯所謂的對與錯,自己自然就會平靜許多,而保持與唱反調的學員有輕鬆自然的互動。經過幾次彼此的善意溝通後,唱反調的學員也會很奇妙地與我站在同一陣線。因此,我很認同郭台銘曾說:「不要評論任何人,因為這世上沒有無緣無故的愛,也沒有無緣無故的恨,不要參與評論任何人,做到心中有數就可以了」。為了節省許多溝通與協調的成本,我會提醒老闆:「如果可以,找對的人做對的事」是較好的對策。

2017年4月12日 星期三

老闆的管理個案集67--- 增加客戶與營業額的對話


林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

許多企管課程最讓企業老闆詬病的是:「上了一大堆課程或是聽了一大堆的大道理,公司還是沒有增加客戶數或提升業績營業額」,再加上大部分的管理知識理論在網路上都可以找得到。於是,多數的中小企業在現今不易獲利與成長的情況下,除非是有政府的教育訓練費用補助,企業老闆是愈來愈不想出錢讓員工去參加無法直接對生產力或營收有貢獻的訓練課程。再加上目前政府對企業教育訓練的補助款縮編,使得僅從事教育訓練的企管公司其授課的生意是愈來愈少,光是靠一張嘴的顧問恐怕也愈來愈不易生存。於是,讓客戶老闆在短期內有實質的績效提升感受,變成是企管顧問必須要具備的基本能力。

我的客戶也不例外,老闆希望我能協助想辦法多開發一些新客戶來提升業績。我提醒老闆只要公司的產品夠優,僅落實一般的經營管理即可容易的增加客戶與提升獲利,其重點不在需要有高深的經營管理理論的「學」與「問」,而是在「做」與「改」的落實。萬一公司的產品與競爭者的同質性太高造成競爭者太多,則經營管理面的優化與深化就會對經營績效與業績獲利的提升產生明顯的價值。雖然,網路上都找得到想知道的知識理論但又如何,畢竟很多人不會主動去挖掘與學習,況且知易行難啊!這就必須仰賴顧問們,將諸多經營管理的理論研讀吸收並轉換成各種類型態或不同規模層次的客戶對象可執行的解決方案。

譬如某客戶,連基本的客戶管理都沒有落實,當然想增加客戶數或提升營業額就會顯得吃力。我建議他們應該從原本的行銷4P+STP應用,提升到以消費者需求為中心4C政策目標。所謂行銷的4P+STP,意旨企業的產品Product或服務若要開始營銷,則必須根據各產品線的產品或服務的定位Position作商品訂價Price、並區隔Segment出的目標客群Target,規劃促銷或推廣的活動Promotion必要時,應建立銷售的代理商或經銷商的通路Place。這些基本的行銷概念,聽起來是可以理解且無太多的爭議。(備註:4PJerome McCarthy1960年提出的組合策略應用;4CRobert F. Lauterborn 1990年提出的行銷理論,可從如下的對話了解其真意)

不過,當我與老闆級主管們再仔細的深入探討後,產生了如下的對話:
l 我們的產品或服務要如何才能吸引顧客?
l 只要產品或服務的功能或性能夠強就會讓顧客買單嗎?
l 是不是我們產品與服務的品質佳,就一定會贏過競爭者呢?
l 應該是吧!可是為甚麼還是賣不好呢?
l 奇怪,我們已經壓低產品的訂價了,到底是啥原因賣不好?
l 或許是我們的業務員銷售技巧太差了,那就再多找幾個業務吧!
l 拜託,難道加人不用付薪水嗎?
l 也是,那既然我們自己賣不好,乾脆就找別人來幫我們賣吧!
l 有道理,那我們開始去找別人來幫我們賣,找幾家協銷商來合作!
l 可是,有一家公司說要跟我們談獨家代理,說不能給別人賣也不讓我們自己賣!
l 而且,要我們以訂價的三折出貨給他,可是之前我們已經壓低訂價,利潤已經不好了!
l 萬一,他們賣不到我們所要求的數量怎麼辦?
l 對喔!我們絕對不能只找一家協銷商!應依區域別多找幾家協銷商來幫我們賣吧!
l 真煩!每一家經銷商的要求都不一樣,每天光應付他們就氣瘋了!
l 哎!再這樣玩下去,我們都快要倒了!
l 乾脆,再收回來自己賣吧!
結果,折騰了一大圈又回到原點。

既然已經決定自己賣,那就需要找出產品賣不好的原因,雖然客戶的4P+STP已經儘量做到一個級數了,但商品銷售的績效仍不彰。所以,我們的共識是需要進一步的提升到4C,乃至4S4R的境界,如:
1.          Product提升到Customer Need Value
4P的觀念是設計一個功能、品質、性能好的產品來吸引客戶。4C的觀念是產品的價值不在功能,而在於提供哪些是「需要的價值」給「特定客戶」。
2.          Price提升到Cost to Customer
4P的觀念是以最低的價格來吸引客戶。4C的觀念是客戶的成本包括金錢、時間、勞心與勞力等,因此,要讓客戶可以省心、省力、省錢並省時。
3.          Place提升到Convenience
4P的觀念是以最有效率的通路來主動接觸客戶。4C的觀念是量身訂製客戶最方便的與最喜歡的互動方式。
4.          Promotion提升到Communication
4P的觀念是有效地透過廣告、活動、公關來促銷產品。4C的觀念是應與客戶維持良好的雙向互動關係(Two-way Interaction) 4P的模式主要是在強調「產品導向」;4C的模式主要是在強調「顧客導向」的觀念。

又根據漏水桶行銷理論(Leaky Bucket Marketing Theory)「行銷」就像底部有一個破洞的水桶,當你將水從頂端注入時,底部的破洞會慢慢將水滲漏出去。這就如同企業的顧客或業績,當顧客對企業的服務不滿意時,顧客就會開始慢慢地流失,如果沒有任何矯正預防措施,底部的漏水速度會比從頂端加水的速度還快,結果是漏洞愈來愈大,漏水也會愈來愈多。因此,快速的補充新客戶是必然的對策。不過,根據專家研究顯示,開發新顧客的成本是留住舊顧客的4-10倍,當然不同的企業型態會有不同的情況,所以我們應該多關注已經成交客戶的關懷才是。對於已成交客戶的成功案例是非常的重要,也是落實口碑行銷(Word of Mouth Marketing)的基石。最好是針對每一個成交過的客戶,都可以講出一段該案成交前、中、後的動人故事,達到故事行銷的效果。

於是,我們花了很長的時間來做了如下的幾項基本功:
1.          彙整多年來已經成交或潛在客戶的基本資料、交易紀錄與客戶的心聲VOC
2.          特別錄製幾個成功案例之前、中、後的差異及客戶使用的訪談紀錄應用於故事行銷。
3.          依據「策略性」、「重要性」、「獲利性」三個評量因素來判定每一個客戶的價值。
4.          依客戶價值的多寡與是否有交易過,分成ABC三個等級的客群。
5.          建立ABC三個等級的客群資料庫,指派專人定期更新維護。
6.          建立客戶的專屬帳戶Account,隨時Plan & Update最新的狀況與擬定贏的對策。
7.          同時進行資料庫行銷與特定對象的關係行銷,強化顧客的忠誠度CLS (Customer Loyalty Score)=(顧客滿意度)×(顧客留存度)×(顧客推薦度)
8.          一般訊息應用於資料庫行銷,由系統自動發送給所有的客戶以保持一定的聯絡關係。
9.          客製化訊息應用於關係行銷,由業務手動發送並進行後續跟催以保持長期穩固關係。
10.     挑選幾個成功案例且忠誠度較高的客戶,給予特別的服務與三節送禮落實伙伴關係管理(Partner Relationship Management, PRM,成為可帶領參觀與示範的模範客戶。
11.     統計資料庫行銷的訊息回覆率與關係行銷的商機復出率。
12.     計算期間資料庫行銷投入的行銷成本,比對成果並進行下一個期間的行銷對策修正的依據。

在邊做邊建立客戶資料庫的同時,還要進一步的要求行銷與業務及維修服務等相關人員,落實4S的行銷戰略,提高顧客的滿意度,如:
1.          Satisfaction決定滿意度的要求標準並如期進行顧客滿意度調查
2.          Service:規範服務微笑與待客之道並定期演練
3.          Speed:設定電話回覆時限與到場維修服務的管理制度,不要讓客戶久等
4.          Sincerity:規範與客戶面對面時的統一說詞,誠心誠意的對待客戶
讓員工養成「以顧客為導向」的服務習慣,這需要一段長時間不斷的監督與考核才能漸漸地變成公司的企業文化。

又因售後維修服務也是重要的收入來源,所以更需要有效的方式在企業與顧客之間建立起有別於傳統的4R關係行銷策略來鞏固已經成交的客戶,如:
1.          Sincerity:落實資料庫與關係行銷緊密的與顧客聯繫
2.          Reaction:定期開會回報客戶的訊息與市場的反應。
3.          Relationship:應落實ABC三個等級的客群互動關係。4.          Reward:除了勤跑效率外更需要有效能的回饋才不會白跑。
扎扎實實的透過如上循序漸進的客戶管理架構與績效品質制度的落實,再加上之前協助客戶完成的「行銷策略地圖」,一步一腳印地往前邁進,增加客戶數或提升營業額是必然會有短期戰果的。這也是顧問做長期輔導才能顯現的功效,如果只是幾天的上課是無法實現的。