2016年5月1日 星期日

老闆的管理個案集48--- 老闆感嘆員工素質的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    我的客戶老闆經常在感嘆其員工素質低落,但又礙於經費的限制,無法隨心所欲的找對的人來做對的事。何謂素質低落?或許可從如下二則真實的案例說起:

案例一. 話說有一個儀器廠商要到某政府單位去展示他們的精密儀器設備,不料到了現場將設備插入110V的電後,儀器設備居然燒壞了。之後他們又換了一台一樣的儀器設備,重返該政府單位再去展示一次,再次插上110V的電,結果又燒壞了這一次更換的儀器設備。於是,該儀器設備廠商就向該政府單位控告:「你們110V的插座接地不良導致我們二台儀器設備燒壞,需要賠償50萬」。該政府單位的公務人員怕麻煩,卻轉向來向我的客戶求償,說那110V的配電工程是在10幾年前由我的客戶所承包監造的其中一個項目,要我客戶代為賠償那50萬元。這樣的要求,我的客戶當然很不爽,那是10幾年前已經驗收過的工程專案,共有很多個迴路及上百個110V的電源插座,就算其中有一個迴路的110V電插座確實有接地不良的現象造成疏失,該儀器廠商的工程師怎麼會笨到在插電之前不先量測一下所需的電源環境,還連續燒掉二台所謂的精密儀器設備後才來索賠!真是令人匪夷所思。礙於該政府單位是我的客戶長期配合的大客戶,老闆正在頭痛該如何處理,如果不賠或賠少怕會得罪該政府單位客戶,但是如果要全部賠償那50萬元似乎又沒道理,真是進退兩難啊!

案例二. 某醫院的某一張病床前的電視透過傳聲管路給病人聽電視的聲音,病人發現電視的聲音忽大忽小,就告訴護理長,護理長也通知技師來維修。技師到現場後,發現電視的聲音正常,就像護理長回報:「沒有發現電視聲音忽大忽小的問題」。因此,護理長就向病人回報:「技師有來,說沒有發現電視聲音忽大忽小的問題」。之後,病人不斷地發現電視聲音確實有忽大忽小的問題,又告訴護理長,這一次護理長也火大了,直接告訴技師:「不管電視有沒有問題,你就是幫我換一台就是了」!技師也就乖乖地更換了。不料電視聲音忽大忽小的問題依然存在,病人就一樣的向護理長再反映,而且還找了幾位護士確認當作證人,不想讓技師說他是在找麻煩。因此,護理長也就繼續向技師反映電視還是有忽大忽小的問題,而該技師居然說:「我都把電視換過了,還要我怎樣?」。或許,該技師確實已經盡力了,但是問題依然存在。如果您是該技師的主管或老闆,你一定會認為該技師的「素質」有問題。

我們經常在職場上看到客服人員把問題又丟回給客戶,或是不會將工作做輕、重、緩、急的區分,以為事情有做就可以了,不管事情有做之後的成效為何。就像如上所述儀器商的工程師與修理電視的技師一樣,如此素質的員工還真不少,他們甚至不知道自己錯在哪裡?自己的問題是甚麼?這會老闆非常的頭疼。況且,這一類素質差的員工還會抱怨:「為什麼我這麼辛苦努力,還要罵我!我也是資深的員工,為什麼是資歷比我少的人在升遷而不是我!老闆真不公平」。更糟糕的是他們或許會想:「如果公司不懂得重用我,我也不需要為公司賣命,我就過我的上班歲月即可,甚至催眠自己:『才領這麼一點薪水已經很對得起老闆了』」。這一類素質差的員工,他們雖有做事也有準時的領薪水,可是對公司的貢獻就是非常的有限,甚至只是佔一個名額而已!

素質差的員工會讓老闆很頭疼,在無奈之餘,老闆只好跟顧問我不斷地訴苦,希望我能夠提出有效的對策,而我也深知中小型企業(尤其是小型企業)老闆的無奈。坦白講,這麼多年來的企管顧問工作對人性已經看得非常透徹了。會自我檢討求上進的員工,不需太多的督促就自然會很快地看到他們的成長;但對於素質差的人,如果想利用短期的教育訓練去改變他們真的很難。這就像我常講的,對中小型企業多數的員工來說,講大道理是沒有用的,也不要期望他們會自動自發的達到主管的要求,就像不喜歡唸書的小孩,說教或逼迫他們是沒有用的,唯有父母親一起與小朋友共同陪讀與分享才有機會提升那小朋友的成績是一樣的,如果父母親成天忙碌或看韓劇及打電動,又有什麼資格來怪小孩子的成績不理想。因此,我也會要求我的顧問夥伴們,少講道理多設計理論結合實作的實戰課程。若想要讓素質差的員工在工作上有顯著的成果,也只有帶著他們一起做並確實的監督與跟催,才有機會看到共同努力的成效。但問題是企業的主管或是我們外聘的顧問沒有那麼多的時間跟力氣隨時去盯著這等員工一起做啊!

找人才不只是提高薪水找高人即可,還要看主管或老闆有沒有能力帶人與用人,如果老闆或主管不夠Smart,真正的人才進入該企業之後也會待不住。有時候想一想,素質不高或條件不足的老闆也只好用素質較差的員工。以慈悲心的角度來思考,能夠聘用各種素質的員工,讓公私立學校的畢業生或各層級的人都有機會在這個社會找到工作做,如此的中小企業老闆也算是功德一件啊!讓人類社會產生用才平衡的結果,而不會製造太多社會失業的問題。只是這樣的結果可能會造成更明顯的M型社會,懂得檢討上進的人一直往上攀升,素質差又不知檢討的人就會持續向下沉淪。

2016年4月6日 星期三

老闆的管理個案集47--- 企業提升環境管理的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    最近我經常搭計程車,在搭車的途中如有與計程車司機聊天,發現到高達一半的機率是聽計程車司機們在抱怨與謾罵,抱怨錢難賺,罵這一個國家不公不義、政府官員貪腐、社會混亂、甚至說台灣沒救了,而且年紀愈大的老司機罵得愈兇。剛開始我會禮貌性的回應一下,但聽多聽久了之後會覺得很煩。我會告訴他們:「如果在路上有老人家跌倒,大家會主動去幫忙攙扶;如果有路人掉了隨身東西,大家也會主動去提醒或告知某人你的東西掉了!」。所以,我告訴司機他們:「正面的力量到處都在,只是負面的力量被彰顯放大或被你記住而已!」。

說著說著,幾乎大多數的司機會回應:「你說的都對!我也都知道,但就是『做不到』」,然後又繼續抱怨與謾罵。我心裡想:「又來了!這跟我輔導中小企業的許多員工一樣,總是在怪別人」。本來想:「各人造業各人扛」,不想回應了。只是如果該司機仍然喋喋不休,我只好舉一個例子詢問他們,我說:「如果有客人將不太多的現金留在你車上,你會占為己有,還是想辦法歸還?」,而且再次強調是「沒有很多的現金喔!」。此刻,通常司機們會進入片刻的寧靜思考中。

其實,我才不管所謂的對或錯,就算他們把那現金占為己有也是人性使然。我只是接著告訴他們:「如果你確定如何做是對的,自己就應該去那樣做!反正你的抱怨與謾罵又不能改變現狀,何不從自己本身做起,去做對的事讓自己快樂一點,不要用別人的錯誤來懲罰自己讓自己不快樂!」。順道告訴他們:「如果我們有多少能力可以幫助別人就去幫助別人,如果沒有能力去幫助別人,至少要幫助自己,不要被負面的能量所佔據及影響」。

其中,有一位52歲的司機說他有恐慌症,為此不但吃藥還悶在家裡2年多沒有工作,後來是他的老婆鼓勵他才敢出來開計程車面對人群。上了他的計程車,剛開始我也有一點擔心恐慌症會不會,經過我們聊過之後,他很開心的說我是他今天所碰到的貴人,他會牢牢記住我們今日的對話,還出紙筆出來寫筆記。又有一位自稱有憂鬱症的司機也有類似的聊天與互動結果,之後雙方都相談甚歡。因此,碰到這一類的司機,在不得已一定要聊天的情況下,我在下車前都會再次的叮嚀他們,要記得:「境由心轉、正面力量、離苦得樂」。

其實,做企業管理顧問這個工作,也會經常碰到企業學員不配合或唱反調的狀況,過程中,我也提醒自己只能盡心盡力就好,並隨時激勵自己:「一切為心造」,應平靜與冷靜的聆聽問題的現象(大多數的人只會重複地在「現象」中敘述打轉),而擔任企管顧問的角色不可以隨之起舞,應該要在諸多現象中進行解析,尋找出這些現象背後問題的真因,然後面對它、處理它,最後放下它。

就像最近有二家規模不大的製造加工業客戶正在輔導「環境管理」,談到水污染、空氣污染、噪音污染、廢棄物污染或土壤污染時,許多企業員工就會說:「那是大公司的事,我們這一種小公司的汙染是微不足道」。對啊!事實也是如此。不過,基於ISO 14001的要求或是老闆想提升形象或是公司想藉由與同業的差異化增加競標的附加價值等因素,既然老闆要求我要輔導他們的環境管理,我就必需要盡心盡力的協助老闆。為了要說服員工配合,我就請問他們:
1. 回收用過單面的影印紙再利用,節省紙張的用量,會不會改善環境?
2. 以科學的數據,設定公司內部開燈的數量,節省用電,會不會改善環境?
3. 裝設節水閥,節省用水,會不會改善環境?
4. 檢視工廠的每一個環節,制定標準作業的SOP、落實整理整頓等5S、排除製造中
  的七大浪費(缺陷的產品、生產過剩、存貨過剩、機器運轉過度、加工步驟過多、運
  費過大、資源閒置等),會不會改善環境?
5. 減少使用去漬油、甲苯、潤滑油、防鏽油、清潔劑等化學物質與減少使用離型劑、
  鋼珠、尼龍線、鐵絲、塑膠袋、紙盒、包裝紙、棧板、標籤紙真空膠膜、熱縮膠膜
  等原物料,會不會改善環境?

當然,客戶的員工不敢說如上的敘述是錯的,只會吱吱嗚嗚的說:「這一些我們都已經有做了呀!」。每次我聽到「都」這一個字,讓我有點氣憤,我心想:「又來了!很多素質較差的人,經常懂一些皮毛或做了一點表面功夫,就認為自己『都』懂了或是『都』做夠了!」,就像許多人只聽過某些企管名詞就自以為自己已經了解該名詞的意涵。於是,我點出幾個現狀缺失詢問他們,這些要不要做環境改善?結果又有人說:「道理我們都懂,但是要怎麼做呢?」,我心想:「太好了!我就是要等你說這一句話!」,那就讓我來帶領你們大家一起來做吧。

2016年3月6日 星期日

老闆的管理個案集46--- 落實食品安全管理的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    加入食品業追溯追蹤輔導顧問團以來,面對許多大大小小的食品業者,診斷各食品業者是否有符合如下追溯追蹤的要求重點:
l 是否針對產品之原材料、半成品及成品上可供辨識之獨特記號、批號、文字、圖像等,有明確定義其代表意義、管理方式及實施方法,並予以文件化?
l 是否有追溯追蹤相關資訊輔助系統? 資訊系統上之紀錄是否可與現場原材料、半成品及成品上之標記識別確實對應?
l 產品之追溯追蹤相關紀錄表單是否能相互串聯勾稽?不同批號產品亦需建立完整來源與流向之上下游產製紀錄?
l 原材料驗收時,是否紀錄物流配送之儲運條件資訊,如:司機姓名、車號及冷鏈配送車溫度監測紀錄等?
l 領用之原材料及投料前配料之標記識別,是否可直接或間接追溯至原材料進貨資訊?內部製程之間是否有批號可以做勾稽
l 是否在原料暫存區及半成品暫存區進行標記識別?原料暫存區及半成品暫存區之標記識別,是否可直接或間接有效串聯前後流程之資訊流?
l 生產紀錄資訊,是否有標示產品名稱、主副原料、食品添加物、包裝容器、儲運條件、製造廠商、國內負責廠商?
l 供應商資訊,是否有供應商(商號或公司名稱、地址、聯絡人、聯絡電話)、產品(原材料)名稱、淨重、容量、數量或度量、批號、有效日期或製造日期、收貨日期、中央主管機關公告應標示原料原產地之產品,須留存原料原產地(國)資訊?是否有供應商評鑑管理作業程序?
l 是否計算產品製成率以佐證原料進貨量與成品產出量是否合理?是否在出貨階段依成品批號進行檢貨,以符合先進先出原則?
l 出貨資訊,是否有物流業者及下游廠商(商號或公司名稱、地址、聯絡人、聯絡電話等)、產品名稱、淨重、容量、數量或度量、批號、有效日期或製造日期、交貨日期?
l 是否依據公司政策或客戶要求,訂有問題產品之回收程序?是否排定回收模擬計畫?其演練頻率為何?

目前診斷的結果,幾乎都是中大型的食品業者可以做到上一手、內部製程與下一手之直接或間接的串連勾稽,達到食品追溯追蹤系統管理辦法的要求。小型食品業者比較困難達成食品追溯追蹤的管理要求。亦經由本次對食品業者的輔導,可以感受到絕大多數的食品業者,本身也非常重視食安的問題,雖然可能會有心不甘情願或抱怨的狀況,但大多數的食品業者也都會盡力的尋求改善,讓自己的食品事業能夠永續的經營,降低台灣的食安問題。

基於法令規定,不同的食品業者其類別與規模,會有不同上網登錄的稽核期限,包括上網登錄基本資料及收/進貨、生產/製造、客戶/供應商/物流的交易資訊等。輔導期間發現到食品業者在政府「非追不可」平台上登錄追溯追蹤的過程中,有一個通病,那就是:「法規的期限已到,資訊系統尚未完全ready就開放給業者上載登錄」,或者說:「系統開發人員以為系統已經O.K了,而強制業者要上線使用。但事實上,系統平的開發人員卻還沒有完全掌握到各類食品業者的需求」。如此,就會被認為系統的bug一堆或是系統不好用或不適用,而遭到食品業者的譴責或抱怨不斷。

談到這一點,我接觸台灣的資訊軟體業已有數十年之久,本身也投資開發過資訊系統的開發,之前的經驗告訴我:「台灣資訊系統的開發人員,總是把User當作是他們的系統測試員。他們心想:「反正User發現問題後一定會回報,到時候再來修改就好」。如果是因為資訊系統開發人員的能力不足,還稍微能夠理解!最討厭及可惡的是:「資深的資訊系統開發人員,明明知道not ready的系統交出去後,一定會有許多的問題,他們還敢不負責任地把not ready的系統交出去,真的讓人無法理解及接受。當然資訊系統開發的難題是由關開需求的業主跟程式設計師多方共同承擔的問題,有一點複雜。下次再解析報告。


儘管有很多食品業者仍有抱怨,甚至認為目前的作法無法達到完全追訴與追蹤的效果。不過,我個人總是不怨其煩的說服食品業者:「目前的一小步雖然不完美,是卻是邁向未來食品安全把關的一大步」。同時,也藉此說明政府有一系列對食品安全管控的法規與措施,身為企管顧問的我很榮幸加入此行列,為台灣的食品安全貢獻一份心力,希望大家一起來為食安把關,我們相信明天一定會更好。

2016年1月31日 星期日

老闆的管理個案集45--- 幫老公司規劃訓練的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    年前幫二家分別超過30 年的老客戶(中小企業),規劃年後一整年的顧問輔導與訓練計畫,讓我有一點傷腦筋!這二家都是長期輔導數年的老客戶了,就是因為對老闆及其員工太熟了,導致在作規劃上有一些顧忌,如何拿捏訓練的廣度與深度上會有一些既定印象的束縛。譬如老公司的老闆本身就有一些矛盾處,他想要改變,卻也是成為改變的最大障礙者,包括:
1.      在某些議題上,老闆認為這麼多年都撐過來了,其內心會有一股莫名的驕傲與改變抗拒力,在不知不覺中(不是故意的)會說出:「還好啦、其實也可以、應該不太需要、我們才不屑、應該不用這麼麻煩等」。這一些話常會讓顧問我瞬間停頓一下,心裡想:「你的意思是這一個話題先暫停還是要再繼續?先前所提到要改變的意志跑到哪裡去了?我今日所作的規劃主題會不會需要急轉彎而作白工?」。
2.      老闆明知道「傳承」很重要,也有特別交代顧問我要解決這一個棘手的問題,然而在規劃傳承與執行的過程中,一旦碰到老員工有反彈時,就感覺到老闆會有一點不好意思而想迴避或退縮。因為老闆與這一些老員工都有很久的革命情感,或是依賴這一些老員工的經驗及手藝,也不希望破壞雙方的共存共榮的關係。所以,一旦碰到這一方面的議題,我只好學會先察言觀色,揣測一下老闆的心理糾葛狀態,或進或退的扭捏作態一下。
3.      老公司的老闆,身體狀況通常不會很硬朗,心裡想著要找「接班人」,但又抓著不放。一方面說自己已經老了有了退休的念頭;另一方面又說退休後要幹甚麼?
我還可以多撐個好幾年呢!令人不置可否!當顧問規劃接班人或併購的相關輔導訓練內容後,老闆又退縮了!擔心找外人來會格格不入。況且,環顧四週,又有哪幾家企業的接班計劃真正的成功?大部分都失敗收場,能夠接班後而發揚光大的,更是鳳毛麟角。
4.          老公司的老闆其記憶力通常不佳又不會用電腦,常常忘記自己上周才講過或交辦過的事,老人家又不願找年輕的秘書幫他們做書記,只好靠顧問我幫他們看頭看尾的提醒,也因此我必須習慣插單式的承接老闆認為比較緊急的議題,適時地作輔導內容的切換。又因為這些老闆的年紀較大,我必須存著謙卑與感恩的心態協助他們,絕對不能夠以為自己有唸過一點企管的書或自以為是企管顧問,就太過放肆或自以為是,我通常傾聽多過於發言,必須在充分掌握自己可以幫上忙的領域上,再給予協助。
5.      資深老闆的能力與主觀通常很強,才能夠帶領中小企業數十人的公司數十年屹立不搖。要當他們的長期的顧問並不容易,況且時代不同了,現代的顧問不是像以前的老顧問或古代的宰相,隨侍在側與隨時提供過去的經驗道理或老臣的諫言,而是要善用資料的蒐集與分析,提出問題的因果關係及其解決方案作為有力的論述,在言之有物的基礎下獲得老闆的認同,也讓我這一個在老闆心中經驗比不上他們的傢伙,可以讓他們心服口服。

要不是我輔導的功力深厚(拍謝!自我吹噓一下),有時候會讓人覺得:「老闆你到底要不要改變?」,要不是老客戶的老闆與員工都像朋友一樣,往往會被這一些潑冷水的話與隨時跳Tone的過程或臨時切換輔導主題的模式,產生挫折感而不知所措。也就是因為對老闆及其員工太熟了,讓我學會到:
1.      隨時可能會改變輔導主題,必須隨時要有輔導的備胎內容。
2.      就算已經準備的輔導內容在當下被移轉掉,下次也一定會用到,不必氣餒。
3.      對於老公司的改變或改善,必須循序漸進地進行,不要期望一次就能到位。
4.      對資深老闆,不管對或錯都要先聽他們的話,再見縫插針的提出有力觀點。
5.      對老公司要有更深的尊重,畢竟國內企業其經營年數平均也只有13年而已。


我也善用ISO新版中提及的:「組織應決定和組織目的及其策略目標相關的內部和外部問()題」,讓老闆體會到企業現在正面臨的內部與外部處境已經不同了,必須正視策略與目標的更新。亦藉由ISO新版所提及應決定須被處理的「風險」與「機會」,讓老闆認知現況所存在無法實現各管理程序績效(機會)的風險,應採取因應的對策。來促使老公司的老闆們「提起勁」改變吧!

2015年12月10日 星期四

老闆的管理個案集44--- 企業申請政府補助的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

有許多具有好Idea想創業的朋友,或是有自行開發產品的中小企業常問我:「如何申請政府的補助款」。甚至,最近有一個客戶跟我說,之前他們有找了企管顧問幫他們撰寫小型企業創新研發計畫SBIR(Small Business Innovation Research)的計畫書,也跟該企管顧問簽了所謂的「保證申請通過」的合約,結果花了很多顧問撰寫費後,在撰寫計劃書的整個過程中,該企管顧問還要他們花很多時間及力氣在蒐集與提供資料。所以,他們就抱怨:「早知道大部分計劃書的撰寫內容,都還要由我們企業自己提供資料及撰寫,那乾脆一開就自己寫就好了,也不用花大錢找別人幫忙寫」。

是的,我也寫過很多企業申請政府補助案的計畫書,原則上我都會建議客戶們自己寫計畫書,頂多我只有站在諮詢服務的立場提供建議及審查而已。因為,計劃書的撰寫內容與客戶將來要執行的計畫內容是要一致的,企業自己一邊寫也可以一邊思考,到底整個計畫過程是否合理及可行,還是只是為了要獲得政府的補助款而自己騙自己。更何況,現在政府的財政非常吃緊,審查委員的把關也愈來愈嚴謹,如果企業自己的資料不足或是研發能量不夠,即使找別人撰寫出冠冕堂皇的計畫書,也是很難通過政府的補助。就算自己僥倖地通過補助,找別人寫不實的計畫書,將來也會出大問題。

以研發補助案為例,所謂的研發能量足不足夠,可以透過如下的議題做自我審視:
1.   行銷4P中的產品(Product)
目前想開發的新產品(或新服務)是在構想階段、研發階段、試產階段還是快要量產的階段?是否有足夠的資料或技術文件,足以證明此新產品(或新服務)是可以被自己的企業成功的開發出來?
2.   行銷4P中的價格(Price)
目前想開發的新產品(或新服務),與國內或國外類似產品的定價做比較,有何價格上的競爭力?是否有做過市場調查或做過同業之間的訂價比較,足以證明此新產品(或新服務)的訂價會被消費者買單?
3.   行銷4P中的推廣(Promote)
目前想開發的新產品(或新服務),在上市後如何讓消費者認識我們?可能會規劃那些行銷或促銷活動?如何證明所做的行銷企劃是有效的?且能概估行銷活動可以帶來的效益?通常創業者或新產品的開發者,會傾向過於樂觀或自我催眠吹噓。
4.   行銷4P中的通路(Place)
目前想開發的新產品(或新服務),將來上市時,是以外銷或以內銷為主?想銷售的範圍有多大?會有多少的市場營業額?是自己賣還是找經銷或代理商銷售?又如何證明經銷或代理商願意銷售我們的新產品(或新服務)
5.   行銷STP中的市場區隔(Segment)
目前想開發的新產品(或新服務),與國內或國外類似的產品有何差別,其差異化的價值為何?可以明確地做出市場區隔嗎?最好能做出同業之間的差異比較表,如何證明其差異化確實有開發的價值?如能超越國內或追上國外先進國家的類似產品最好。
6.   行銷STP中的目標客群(Target)
目前想開發的新產品(或新服務)的客戶群很清楚嗎?如何蒐集與掌握到這一群對象的名單或基本資料?如何證明這一些客群願意改變原先的購買習慣而轉向我們購買?
7.   行銷STP中的市場定位(Position)
我們的企業使命、願景及價值觀為何?那些事是可為又有那些是絕對不可為?是要走平價路線還是走高價路線?是要走普通品質還是走高品質?是要走現代時髦路線還是復古風等的區隔是否有清楚的定位?

如上的問題還算是很基本的,當然還有許多問題需要釐清,如公司創業已經營運多少年?有多少員工與薪水配置?有哪些設備或需要添購那些設備及取得的方式?目前想開發的新產品(或新服務)需要多少資金與如何應用?量化的績效指標要如何設定?本開發計畫所需資金與希望獲得多少補助等的問題。如果你沒有整理清楚如何回答「審查委員們可能會問你的問題」,那你想獲得政府的補助款就不容易了,更不要說只有研發構想,都還沒有成立公司呢!順道一提,很多創業者想拿到政府的補助款之後再來開公司,這樣是行不通的。


對於政府的補助款,通常客戶會說:「補助款愈多愈好」!當我聽到這樣的話,我就心裡有數:「這一家公司的開發計畫還不夠成熟,尚未仔細的盤算過」。因為,不同的申請標的其補助金額與審查重點是不同的。有許多的小型企業一味的想拿政府補助的錢,而自己沒有做好充分的準備,期待顧問幫他們撰寫計畫書去取得補助款,甚至還有欺騙的行為,這樣的企管顧問也是不可取的,更何況政府也不希望企業找顧問代寫,政府單位不但會提供一些說明會與範本給企業參考,還有提供免費的諮詢委員供企業應用。所以,企業應該充分的利用政府免費的資源,還是務實一點,自己寫計劃書比較實在,如果真要找顧問協助,也只要顧問從旁協助即可,不要把計畫書全部丟給顧問撰寫或依賴顧問全權負責。

2015年11月13日 星期五

老闆的管理個案集43--- 老闆解決物料問題的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    有一個訓練單位臨時找我去頂替另外一位講師的輔導課程,題目是解決工廠的物料問題。聽說原來的授課講師在開始上課後不久就與工廠的學員吵架,在雙方不歡而散的情況下,該工廠的老闆要求訓練單位要更換講師,所以我就被叫去擔任「救火隊」。

到底他們是嫌原來的講師有什麼問題?這一點我不解,也讓我有一點緊張!況且,物料的問題可以很複雜,我只有6小時可以用。於是我準備了120多頁的講義打算去跟他們拚「輸贏」!沒想到我進該公司開始授課時,我只在會議室只談了10頁講義就暫停,我要求直接到工廠的作業現場與他們研討目前的物料問題與提出解決方案,甚至在工廠就開始模擬實作。就這樣,我幾乎一整天待在工廠的作業現場,與相關人員在共同解決物料儲存、搬運、安全、庫存、缺料等倉管問題,當天也就沒有再談講義了。結果,當天他們非常的滿意。

於是,我了解他們嫌之前講師的問題了,之前的講師是透過案例故事的解說,尤其是闡述知名大企業解決物料的「故事」,也不斷地談起講師他個人過往的豐功偉業。在不斷地以故事講解「大道理」的情況下,被工廠的學員直接嗆:「你講的內容跟我們公司有啥關係?你講的內容還是沒有解決我們的物料問題」。

這一個案例讓我更堅信:「一定要先確認學員的層級與需求,設計他們需要的內容才會有成效」。通常,不同的層級學員必須要設計不同的學習課程內容與教學方式,譬如聽眾或學員是:
1.   高階層級,他們可以聽案例或故事來觸發一些他想變革的構想。
2.   中階層級,必須搭配聽、想、說、寫的互動課程才會更有效果。
3.   低階層級,他們不希望講太多理論而是要直接告訴他們怎麼做。
而這一次輔導課程的學員是以現場的作業人員為主,他們就不喜歡「光說不練」。

為何提及物料的問題可以很複雜,因為物料的管理就是要適當的時間、適當的地點、適當的價格、適當的數量與適當的品質來供給需求單位,譬如如下的議題就有可能造成物料的問題:
1.    人的議題:有一些物管人員,可以說出一套很合理的物料管理道理,如不深入的觀察到細節,有時候會被他們騙了。很明顯的情境議題是:「物管你講得很有道理,但是為什麼貴公司同仁還會反應有庫存與缺料的問題呢!」。
2.    訂單問題:無論是預測訂單的不準確,或是業務訂單的變動,都會影響備料的準確度。尤其,員工經常在抱怨插單太頻繁,我也會同時回應他們:「插單是很多製造業的常態不足為奇,既然它是常態又有什麼好抱怨的,面對它持續改善就是了」。
3.    排程問題:廠長都希望落實JIT(Just in Time) 的目標,做好準時採購與現場管制SFC(Shop Floor Control) ,偏偏大部分的ERP(Enterprise Resource Planning)系統沒有「像樣的」產能規劃CRP(Capacity Requirement Planning)模組,僅有MPS(Master Production Planning)MRP(Material Requirement Planning)模組,內行人就懂這樣是無法做到JIT的。
4.    採購問題:很多採購人員僅依據批示過的採購單採買,很少會有謹慎的做請購單的審查,又加上有採購批量的限制,買錯就認為是請購單位的問題,採購不負責任。請購者又經常忽略了在途量與調撥量,或在製品WIP(Work-in-Process )的計算,當然會產生錯誤。
5.    領退問題:考慮到搬運與儲存的空間不足問題,製程餘料就擺在作業現場而沒有辦退料,製程與倉別之間的移轉沒有確實回報,只要一次漏掉就會造成料帳不準也是經常有的事。
6.    盤點問題:如果沒有做好ABC分類,並規劃不同等級的物料盤點制度,落實執行盤點,或不想有庫存而捨去設定必要的原料或半成品的安全存量,庫存不準或缺料的發生則是預料中的事。
7.    呆料問題:呆滯料與廢料的定義不明確,或未設定可替代的物料,讓呆料持續攀升而未即時的替代使用,且必要時沒有做到先進先出的備料,都會讓呆料或廢料的成本在不知不覺中增加。
8.    儲位問題:很多中小企業因為空間不足,導致無法有固定的儲位,或採用隨機架位的儲放方式,如果管理不當或時間過久而遺忘,總有一天會很驚訝的說:「XXX東西你終於出現了!當然也可能不堪用了!」。


當然還有很多會造成物料的問題。然而,中小型企業的資訊系統或人力資源總是不足,所以同樣的錯誤還是不斷地重複發生,在輔導過程中難免會造成顧問不怨其煩的跟催與提醒。

2015年10月23日 星期五

老闆的管理個案集42--- CMMI與敏捷開發的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    我有一個正在輔導他們CMMI(Capability Maturity Model - Integrated)的客戶,同時他們正在進行一個軍方的資訊系統開發案。眼看專案進度已經嚴重落後到進入罰款階段,迫在眉睫之際,整個系統都還沒有開發完成,某些專案人員卻在花很多時間撰寫CMMI所需要的階段性文件,並以寫文件來當作系統開發延遲的藉口。這讓我不得不嚴正的提醒老闆及專案成員,應該認知「緊急度與重要度」的交互關係,做到培養輕重緩急的應變能力,先趕快完成客戶急迫需要的系統不要被罰款比較重要,至於未來認證的內部要求文件可以待該緊急專案交付驗收之後再補!

順道一提,能力成熟度整合模型CMMI包括軟體能力成熟度 (SW-CMM) 、系統工程能力成熟度模式 (SE-CMM)、整合產品發展能力成熟度模式 (IPD-CMM)與人力資源管理能力成熟度模式 (P-CMM)等應用模式,由軟體工程學院 (SEI)200012月公佈能力成熟度整合模型,提出對組織的軟體發展25項流程之改良/評量重點之指引,包括專案管理面、流程管理面、工程面、支援面等,CMMI的認證共分為五個等級,第一級L1為初始級、第二級L2為已管理級、第三級L3為已定義級、第四級L4為數量化管理級、第五級L5為最佳化級,其細節在此就不多加詳述。

很多企業因為ISO 的精神強調說、寫、做要一致,所以已經習慣撰寫一些符合ISO條文要求的文件,以為有寫有ISO認證之後就好了!其實有很多中小企業並沒有完全的落實自己所寫的程序書。就像這一個客戶未來想要有CMMI的認證,所以他們也需要不斷的寫又寫文件,花很多時間埋頭苦幹的一直寫,有時候卻減少了同事之間的溝通協調與互動的時間。我很擔心這一個客戶未來要如何有效的運行部門之間的互動,真正落實CMMIL2L3,更不要說未來要真正的實現L4L5的認證要求。

又有一次幫企業員工上課時,有一位員工反應不知道某些應該配合的事項。當時,就有一位員工很理直氣壯的說:「我已經有寫E-mail給你了!」。結果,反應不知道何時應該配合做哪些事的那一位員工,他的辦公座位居然是在寫E-mail員工辦公座位的隔壁!沒有錯,就在隔壁而已,他居然吝於開口告知一下,而寫一個E-mail就算了事,這真是讓我無法理解!難道花幾秒鐘再提醒一下對方有那麼困難嗎?E-mail不是取代溝通協調的工具,更不是當作:「我已經有告知你的證據」!

如上述承接軍方專案的客戶,我介紹敏捷式軟體開發法(Agile software development)給他們,是一種應對快速變化的需求的一種軟體開發能力,強調程式設計師團隊與業務專家之間的緊密協作、面對面的溝通比書面的文件更有效、頻繁交付新的軟體版本、緊湊而自我組織型的團隊、能夠很好地適應需求變化的代碼編寫和團隊組織方法,也更注重軟體開發中人的作用。敏捷式軟體開發法的方針有如下:
1.          個人與互動重於流程與工具。
2.          可用的軟體重於詳盡的文件。
3.          與客戶合作重於合約協商。
4.          回應變化重於遵循計劃。
以敏捷式軟體開發法的其中之一「Scrum」為例,目前應用的企業包括有Microsoft
YahooGooglePhilipsNokiaIBMBBC等,寫出知名企業只是要強調Scrum的重要性,其實它更適合應用於中小企業。

為了改善我這一個客戶將來的新專案不要再重蹈覆轍,我應用Scrum的精神,幫客戶做了如下的變革:
l   將客戶的需求整理成為許多故事(story),被放在專案產品的待辦目錄(product backlog)中。
l   每一次從待辦目錄中抽出一個小故事,並規劃一個2~4周的衝刺期(Sprint),衝刺意旨不可以規劃每一個模組太長的開發期間。
l   每一個2~4周衝刺期所完成的小故事(系統),要能夠清楚的表達每一個小故事的內容,且可以展現出讓客戶看得懂的畫面與欄位,不可以再講一些讓客戶聽不懂術語,更不可以展示出讓客戶看不懂的技術資料。
l   當然不可以告訴客戶:「我們已經完成模組的多少百分比」,這一類的語言對客來說是無法理解的,因為多少百分比未被定義清楚,會被客戶誤會或揣測。
l   每一個2~4周衝刺期都有客戶看得懂的產出,有明顯的專案「短期戰果」,客戶才不會擔心或「癡癡的等」,甚至以為應該沒有問題,沒想到在專案的尾聲才驚覺「原來你們專案人員在前面都是在忽衍與欺騙我」,客戶會瘋掉。
l   為了每一個2~4周衝刺期都有客戶看得懂的產出,將傳統專案的分工模式如小組成員原來為2~3人,改變成5~10人的衝刺團隊(看專案的大小)。如此可避免原來2~3人的小組,只要有成員離職就無法銜接
l   衝刺團隊中一定要有資深人員,如此可以避免原來小組人員中缺乏資深人員而沒有能力提出關鍵問題或無法適時的提出需要人手的支援。許多資淺的成員悶不吭聲的後果就是注定專案會延遲或重工或做白工的命運。
l   專案經理需要每天早上「站著」開會10~15分鐘,只問3個問題如下:
1.          昨天做什麼?
2.          有沒有問題?
3.          今天做什麼?
專案經理(PM)問清楚並安排支援的人員後,即可散會,無須冗長的談細節。


PM也必須製作進度報表回報給總經理。最重要的是PM必須每一天回報專案面臨到的「真正難題」,讓總經理規劃必要的「外部支援」,專案成員若有無法解決的難題千萬不要悶著頭幹,一定要找「專家解決」,因為軟體公司的老闆一定會有「外部人脈」可以支援解決問題。如此的操作必須重複的練習許多遍,即能快速看到明顯的成效。