林金地 / 效能定律管理顧問
0935-297174、0983-554042
在協助客戶制定績效管理辦法與績效考核制度時，我請問在場的主管與同仁一個問題：「貴公司在完成各部門或個人的KPI制定後，就能提升公司的業績嗎? 講白一點，企業因為訂定了KPI後就會提高營業額嗎? 」，問完之後忽然一片寂靜!
有一個同仁率先回答說：「應該會吧!」，我請問他：「為甚麼?」，他說：「ㄚ設KPI不就是要提升績效嗎?」，雖然他還是沒有回答我所問的為甚麼設定KPI後就會提高公司的營業額。不過，一般企業管理顧問公司的業務人員為了承接為客戶設定KPI的輔導案，經常會吹噓企業設定KPI會為企業帶來莫大的效益或誤導客戶以為設定部門或個人的KPI就可以為企業帶來業績的成長。事實上，這樣的說法是有爭議的，是有討論的空間的。如下的說明，或許可以幫助各位獲得到更清楚的答案。
Performance績效的監控，可以設定管理性的指標MI、績效性的指標PI與關鍵性的績效指標KPI。舉例來說：「會計小姐將帳務做得正確且清楚，並且有如期交付給會計主管審查」，這樣算不算是會計小姐的績效?應該是吧!不然，老闆為什麼要付薪水給該會計小姐。但是，這樣的績效會不會增加公司的營業額?把帳做好是會計小姐的本分，對於公司營業額的提升並無直接的關係。可以說：「會計帳務正確與如期交付審查」是會計小姐對於其職能或企業機能(部門功能)的績效指標PI。又如果會計小姐老是做錯帳或是經常延遲交付完工帳冊給會計主管做審查，我們可以訂定：「會計帳務正確與如期交付審查」為會計小姐的關鍵績效指標KPI，因為這一點對會計部門來說是必須要特別監督的，具有「Key」關鍵的監控意義。
對於會計部門主管而言，訂定：「監控會計帳務正確與如期交付審查」卻只是他的管理性指標MI罷了!因為會計部門主管還有更重要的任務要去監控，需要設定屬於會計部門主管自己的績效指標。如果會計主管兼具管理部的主管，對於公司所訂定「降低營運成本」目標這一項，必須承擔降低管理成本20%作為該主管的年度目標，則該主管透過內部稽核與改善所規劃的一系列的降低成本的節能減碳措施，以因應節約能源的對策等，雖然對於公司營業額的提升並無直接的關係，但確是符合公司的年度目標項目，可以說：「降低管理成本20%」是此管理部主管的績效指標PI。同理，如果這一系列降低成本的節能減碳措施，是一個難度頗高，必須特別關注的任務，具有「Key」關鍵的監控意義，則我們可以訂定：「降低管理成本20%」為此主管的關鍵績效指標KPI。
因此，我們發現MI、PI、KPI三者是互通的，會隨著對象與監控的重要性而定。既使如此，大家還是習慣以KPI當作是所有類型的績效指標，成為共通的統一名詞，並未多加細分。這樣也可以，不過至少要用「權重%」來界定所設定的KPI其重要度或貢獻度的不同，作為區分。既然KPI會隨著監控的重要性而定，每一個部門或個人都不應該訂定太多的KPI，只要訂定重要的、可能會出錯而必須監控的即可，通常每一個部門或個人定的五個以上的KPI可能就是極限了，訂定太多的KPI，為了每一個考核週期的KPI資料蒐集與計算，可能會帶來更多不必要的管理負擔。
說道：「每一個考核週期的KPI資料蒐集與計算」，就可以說明企業設定部門或個人的KPI後，就能提升公司的業績嗎這一個答案，所謂：「每一個考核週期的KPI資料蒐集與計算」，一定要有KPI的「目標值」，才能作為達成率的計算標準，KPI目標值設訂的太低，並無進步的推動力，可能頂多維持現狀；目標值設訂的太高，雖有進步的推動力，但也可能因為達不到而形同口號，反而影響員工士氣，變成虛設而已。所以，KPI設定的個數及其目標值的訂定，是必須定期檢討與重新設定，作必要的調整。無論是業務部門或是其他部門，營業額目標值的設定，或是其他KPI的目標值，如果設定得宜，在不斷的KPI監控、檢討與精進的情況下，才有機會說：「企業設定部門或個人的KPI制定後，有機會提升公司的業績」，要不然，有許多企業為了設定各部門，乃至個人的KPI，造成了許多不必要的困擾，並沒有達到管理上的效益 。
