2014年2月8日 星期六

老闆的管理個案集22---產業別之組織行為的對話

林金地 效能定律管理顧問
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在協助客戶整理年度目標的過程中,讓我想起小時候當我還在念小學時,班上有一位女同學在寫「我的志願」時寫下:「我長大以後要當『車掌小姐』,可以打扮漂漂亮亮的指揮大家乖乖的上車,神氣地拿起剪票機為乘客剪票」,然後得意的再補上一句:「你們敢不讓我剪票,就不要想上車,嘿!嘿!嘿!」。
很顯然的,那位女同學現在可能不容易實現當時她想要的願景目標。
回過神來,也讓我不得不提醒自己,對於不同行業別其組織目標的訂定與實現過程中的組織行為會有很大的差異,一般來說:
1.     在輔導餐飲加盟業時,除了管理總部的人員之外,店長或店員多半是:
l  不想要聽原理理論也沒耐心作細部研討
l  經常憑著個人的經驗跟感覺去作出決定
l  不太喜歡動頭腦去作複雜性的問題思考
l  自以為懂得很多並且喜歡很快的下結論
l  不喜歡客套話只想趕快的知道要如何做
l  喜歡找顧問人脈協助但沒有想到要付費
l  習慣性的殺價與欠缺知識是有價值觀念
也是啦,開店賣吃的最重要的是:「食物要好吃」。如果食物夠好吃,衛生差一點、速度慢一點、形象低一點、包裝弱一點、浪費多一點、化學加一點,反正也是太排長龍,他們心裡想著:「嫌我們,你就不要來吃啊!反正我們又不缺你這個客人」。而且現代的店長或店員多半是年輕人,有一些行銷策略與行銷手法必須透過Facebook粉絲團、特色網站、Youtube影片、網路折價劵、網路口碑造勢與排行、微信、APPQQ等,要的就是要「立竿見影」,快速累積上萬的瀏覽次數。坦白講,對於店面的輔導,老派的資深顧問只能規劃與賣出「看得到的東西」,如生產設備、收銀設備、POS 系統等,對於花俏的裝潢、廣告、促銷DM與網路行銷工具等的應用,幾乎35歲以上的企管顧問都已經拚不過年輕人,所提出的建議恐怕也容易被年輕人打槍也很難有說服力了。因此,輔導餐飲加盟業時,需要「直接端出看得到的軟硬體輔導項目,直接教導店長與店員如何操作,也經常被要求要提出輔導項目的可行性的證明才願意買單」。所以,輔導餐飲加盟業的時間會較短,也比較有機會直接收到一筆較大金額的「統包費」。可是,不容易收到有持續性的長期輔導費。
2.     在輔導科技製造業時,與會者多半是:
l  要知道原理理論的來源而不是顧問說了算
l  比較會思索現在的經驗必須隨著環境應變
l  平常已經習慣作複雜性的問題思考與分析
l  不太敢太快的下結論深怕別人說不夠嚴謹
l  比較能共同研討找出最佳的方法論與做法
l  會依輔導時數付費給顧問了解服務是有價
l  依據顧問提供的價值來評斷付費的合理性
如此可見,資深顧問在科技製造業比較有發揮或獲利的機會,企業的輔導也會比較有長期配合的可能,可惜的是台灣的製造產業外移或式微,服務業漸漸抬頭讓資深的工廠管理經驗沒有舞台可以延續發揮。
儘管如此,台灣服務業或店員的薪資還是很低,很多年輕人到服務業工作,在不斷轉職的過程中,很難擺脫低薪的命運,在心浮氣躁的情況下,如何用心的學習技能? 也只有少數人能有耐心的與企業管理顧問配合共同學習成長,這樣會不會形成惡性循環,讓服務業的少數老闆累積大量財富,而讓多數的服務業員工很難脫貧,造成更大的貧富差距現象?
每一次,我碰到年輕的族群就會想提醒他們:「要玩沒有關係!但是要玩就要玩可以有累積的東西,就像我的顧問團隊中,有20幾歲的網路行銷顧問,他可以穿牛仔褲到上市公司去幫大老闆及高層上課,獲得極大的尊重與禮遇,拿跟我們資深顧問一樣的依小時計價的顧問費,可以把興趣變成工作,只因為大老闆們不會現代的玩意兒」。反觀,有多少年輕人每天打電動與滑手機或花錢與花時間在追星,這樣會有累積嗎? 不吃不睡的存錢送明星一份禮物難道明星就記得我們嗎?當我買一台新型的手機時就能超越持舊機型的使用速度,我只要買一套新版的遊戲就能向玩舊版遊戲的人炫耀如果沒有累積的知識,別人都可以很輕易地超越我們或鄙視我們。當然,有人會說他在動漫展開幕前排隊排了三天三夜終於買到xxxx這是很有價值的,也OK啦!當下的價值如果也可以成為未來的價值也是一種累績啦!,只是很多年輕人不知道眼前的付出對來的「賺錢」並沒有累積的幫助,最後當青貧族而在怨天尤人。
如果有年輕朋友看到這一篇文章可能會問我:「學甚麼可以累積?」,我會說,學有證照跟有進階級數憑證的領域,不斷地增加特定領域的證照即可,我也清楚多半的年輕人不喜歡聽道理或缺乏克制力,就像面對年輕店員的輔導一樣,願意聽的我們就給予更大的協助,不願意聽的就只能隨緣了。

2014年1月6日 星期一

老闆的管理個案集21---策略與戰略及戰術的對話

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   請您先思考:「中小企業需要做策略規劃嗎?策略、戰略、戰術是一樣的內涵嗎?」,一旦談到策略規劃,難免會聽到:「我們公司又沒有多少人,每一天本來就要做許多決策,「策略規劃」這一個企管名詞好像比較適合大公司的作為」。
對於中小企業的客戶,有時候我會看情況避免使用太多的企管專有名詞以拉近彼此的距離,譬如我會請問總經理:
 xxxx產品賣得還不錯,明年要不要擴大產能作資源重分配…?
明年的展覽,我們打算參加哪幾場,今年就要提前規劃了…?
將來要不要考慮外銷到歐洲地區,需要規劃相關的認證喔…?
我們也可以去申請環保標章,多一項綁標的規格也不錯啊…?
要不要再規劃一個企劃案向政府申請補助,腦力激盪一下…?
您覺得我們的直營店與加盟店的比率應該多少比較好管理…?

以上的對話固然是在替自己找輔導的商機,但同時也已經在試探總經理的策略構想。因為策略,白話的意思就是先充分的了解現狀,再勾勒出未來的目標與期待,凡是為了未來的目標或期待所作的靜態企劃與動態作為都可以稱為策略規劃,就因為「未來」具有短、中、長期的時間概念,所以會有短期的年度目標或中長期的遠景說法,甚至企業主也經常在談的願景規劃等。基於PlanDoCheckActionPDCA管理循環的基礎概念,有規劃會比「靈機一動或屈指一算」的想法來得穩當可靠吧!也比較能避免員工常在罵:「我們老闆總是變來變去,早上開會才做過的結論下午就又變了!...」。

順道一提,中小老闆的善變通常是「情勢所逼,也算是常態啦!經常掛在嘴邊罵老闆的員工,有一天等您也當老闆時,您就會有充分的體會了!」,就像每天或經常在開的產銷協調會議一樣,當剛開完會議走出會議室可能又有插單,若是重要的急單,生管能不應變嗎?

那麼,策略、戰略、戰術是一樣的內涵嗎? 戰略與戰術是軍方常用的名詞,只因為企業的經營就像打戰一樣,所以許多老闆也喜歡用戰略與戰術的這類的名詞在年度的經營會議中報告或是列入公司的經營規劃中。網路上的定義,戰略是指為實現某種目標而製定的大規模、全方位的長期行動計劃(資料來源:http://zh.wikipedia.org/zh-cn/戰略)
這樣的定義,戰略很像上述的策略喔!請再想一想,如果您為了交女朋友,這一個周末您打算約「那一個『她』」出來看恐怖片,然後好好地給『她』照顧一下」,這是不是您的「策略」? 我個人認為是。也就是說,策略的訂定期間可能是短中長期都有,其規模也可大可小,但戰略的訂定期間是長期且規模較大,二者之間是可以作區分的。又韋氏大字典中有提及:「戰術的意義,是軍隊在戰鬥序列中各單位之部署的科學,亦是執行部隊展開的一種藝術」。由上述涵義得知戰術比戰略應用到較低之階層上,戰術比較像企業中,經由策略目標往下展開的「部門工作計畫與達成工作計畫的各種手段」。因此,策略、戰略、戰術三個名詞是可以不一樣的。如果您身為公司的主管又面臨年度的計畫或預算規劃時,適當的使用正確名詞希望對您有幫助。

2013年12月26日 星期四

老闆的管理個案集20---專案經理調派人手的對話

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請您先思考:「專案經理有權限調動公司或組織的人手嗎?
輔導中的一個客戶正在為剛取得到的數千萬標案而傷腦筋,因為此標案必須要在二個月內完成交貨,而且這一個標案必需要有跨部門的同仁共同合作才能夠順利完成。時間非常的緊迫,總經理不敢掉以輕心就指派一位資深的陳經理擔任此標案的專案經理PM也請我幫忙監督一下
相隔一週後,我又進廠輔導,在本次到廠輔導的過程中,有一些人員顯得很不安又無法專心也在休息空檔時偷偷地向我抱怨
1.   顧問,你知道我現在有多忙嗎?陳經理要我過來幫忙這一個專案,讓我原來的研發部門主管很不高興,我們主管說:「我們自己的工作已經夠多了,人手都不足,現在還要調我的人到陳經理那邊幫忙,真是xxx」。
2.   PM陳經理也偷偷地向我抱怨:「製造部的主管很不夠意思,我的專案這麼急,他也不支援老蔡(老師傅)給我卻給我小賴這一個菜鳥,讓我真的很頭痛怎麼辦?
我初步看了這一個專案的「組織架構圖」,等總經理到場,我引導他們思考現階段,我們公司的組織型態應該採取「功能型組織」還是「專案型組織」?
(備註:功能型組織,就是常見的由各功能部門主管帶領部門員工的階層式組織
人員依專業分組,各功能部門的員工只會向功能經理報告,完全依功能經理的指示工作。專案型組織,則是組織的資源完全投入於專案工作,依專案需求由內部或外部招募組成專案團隊,當專案結束後,團隊成員可能解散或投入另一個專案,專案經理有相當的自主性及權限)
經過解說後,總經理回答:「以目前的工作目標狀況來看,應該會比較偏重這一個大專案為工作重點。不過,還是有一些持續性的部門工作要繼續進行」。
於是我向總經理介紹一個「矩陣型組織」的概念,也就是混合功能型組織與專案型組織的組織結構,根據功能經理與專案經理之間的權力和影響力的相對關係來分析與決定是弱矩陣(偏向功能型組織多一點)或是強矩陣(偏向專案型組織多一點)的組織編制。如果我們規劃為弱矩陣組織,則PM只有很低的專案管理權限,由功能經理負責專案預算的使用與分配,PM陳經理也無權調動功能部門的員工。但是,如果是採取強矩陣的組織編制,PM陳經理在這一個專案期間就必須是全職工作,必須負責專案預算的使用與分配並管理大部分的資源使用。
經過理解與討論及分析後,我們做了專案組織的編制調整與角色的定位,開始積極的展開專案分工。
順道一提,組織中的成員定位與角色是必須要的嗎? 請各位思考一下,您在公司的工作內容是很明確的嗎?意旨哪些事是你必須要做的;又哪些事是你可以說不做的嗎?

很多人包括我們學管理的人可能都會說:「員工的定位與角色是必須要確定的,不然要如何做工作分配與績效考核!」,可是,有一些中小企業的老闆又很不願意幫員工作角色的定位,因為中小企業的人手有限,本來就需要多功能且多用途,如果把員工的角色定位設限,恐怕會造成不易運用與調動之虞。所以,如果您的工作內容是固定且明確的應該算幸運吧! 如果您的工作內容是校長兼撞鐘,那也不錯啦!至少您有更多元性的體會與貢獻。

2013年12月9日 星期一

老闆的管理個案集19---PMP專案管理實務的對話

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有一次在從事工程專案的客戶處做輔導談到專案人員的支援管理話題時,我隨口請問了總經理:「您認為什麼時候叫做『專案的結束』」?總經理不加以思索的回答:「錢收回來的時候才是真正專案的結束」。是啊!身為中小企業的老闆大概都同意吧!不過,身為專案執行者的多數人可能會有微詞喔!如果專案人員說道:「該做的我們都做了,而且業主也都簽驗收了!專案應該就結束了吧!收不收得到錢關我們什麼事!」,這樣子的說法有沒有道理?請各位判官評評理(想想看…)
目前為止,我參與過的專案企畫書撰寫與輔導的政府及企業專案有超過20個以上,這一個專案結案時機的話題不禁讓我有興趣去思考美國專案管理學會(Project Management Institute, PMI)的思維,PMP專案管理師的認證體系提及:「PM必須依照組織的專案結束步驟進行政結案(Administrative closure)才能正式結束專案或階段」。
所謂的行政結案,包括:
l   收集專案或階段記錄
l   稽核專案成敗
l   取得經驗教訓
l   彙整專案資訊
l   將團隊成員績效記錄交給功能經理(將專案成果移轉營運單位進行後續維護或是移交給專案的下一個階段)
l   舉行專案檢討會議
l   彙整專案資料夾存檔
其中並沒有提到要收到專案工程款或把錢收回來的時候才能算專案結案
另外比較有趣的是「經驗教訓會議(Lessons learned meetings),一般我們對專案的完成後都會思考:「論功行賞,獎金怎麼分配?」,但是PMI的思維是特別要強調:「你在這一個專案的執行中,你有沒有發生什麼疏失?」,如果你說道在專案的過程中有什麼屬於自己的疏失或發現什麼應該注意的地方,不但不會被苛責,反而會被讚賞。
這樣的觀念是值得我們學習的,經驗的學習不應該只是報喜不報憂。

2013年11月21日 星期四

老闆的管理個案集18---3D列印對創業商機的對話

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最近在一個創業班幫學員上課,有許多學員問到一個共同的問題 ,那就是3D列印的商機為何?是不是像新聞報導的一樣:「3D列印的普及正帶動一波自造者運動,全民製造、量身客製,人人都能擁有一座小工廠?
今年(民國102)我也為了3D列印的熱潮作了一些研究也親自設計了幾個公仔丟給3D列印機去作列印因此就針對如下的主題與學員作了一些分享
短期內人人都能擁有一座3D列印的小工廠嗎?
首先我們先區分在3D列印的商機中有幾個可能可以扮演的角色包括
1.          3D列印設計師
2.          3D列印設計軟體
3.          3D列印設備廠商
4.          3D列印的材料供應商
針對3D列印設計師的角色我請問學員在您認識3D列印您已經是3D的設計師了嗎?
l   如果是有了3D列印技術或設備確實會讓您更輕易的實現許多創意的構想
l   如果不是你會因為有了3D列印技術或設備就變成為一位設計師嗎?
l   您能想像如果不是大量生產的開模產品您的3D列印創意商品一年可以賣幾件?賣多少錢?可以支撐創業的開銷嗎?
針對3D列印設計軟體我請問學員在您認識3D列印您已經會操作3D列印設計軟體了嗎?
l   如果會有了3D列印技術或設備確實會讓您減少許多樣品製作的時間
l   如果不會您會花時間與精力去學習3D列印軟體的設計嗎?
l   您能想像如果您原來不會操作3D列印設計軟體您需要花多少時間與精力去學會?並學到有能力設計出一件可以賣出去的商品?
針對3D列印設備廠商我請問學員在您認識3D列印您已經有接觸或使用過3D列印設備了嗎?
l   如果有使用過,您應該知道3D列印設備有區分高階、中階與低階的規格。
l   如果沒有使用過,您必須了解目前為止新台幣百萬以下的3D列印設備所列印出來的商品其表面仍然是非常的粗糙,可能需要做二次的加工
l   您能想像,目前為止一件中、大型且表面光滑的3D列印作品需要使用新台幣仟萬以上等級的3D列印設備作列印嗎?
針對3D列印的材料供應商,我請問學員在您認識3D列印前,您知道3D列印有哪些材料嗎?
l   如果知道,您應該知道3D列印的材料有很多種成本也有很大的差異
l   如果不知道,您上網查詢即可明瞭3D列印的材料與成本有哪些種類
l   您能想像,每一種3D列印的機種,其列印的材料可能是無法共用互通的?
我向學員報告,目前為止(民國102),大部分的3D列印開課訓練,仍然是代理或經銷商在教他們自己所銷售的3D軟體系統或賣他們銷售的3D列印設備(如新台幣十萬元以下的低階設備)而已,並不是在真正的協助想就業的學員作3D列印的創業,已經有很多已經失業或想開拓商機的學員花了不少錢去報名上3D列印的課程訓練,獲得到的是令人很失望的結果。
所以,我可以直接告訴學員答案,如果您原來不是3D設計師或擁有龐大的創業資金,現階段仍然不是您3D列印個人工廠創業的時機因為某些3D列印的專利已經釋放所以機器會愈來愈便宜也會愈來愈普及,故現階段的商機會是3D列印設備大廠的天下。另外就是擁有高知名度的設計師在玩高價的藝術品創作設計是屬於尖端但是擁有高利潤的少眾市場或是使用高階的3D列印應用於特殊的醫療用途等,這一些3D列印的價值是應用在於
無法開模具的特殊品
因此,現階段如果您有興趣的話,我建議您先上網下載或在線上玩玩一些免費的3D設計軟體先請有3D列印機器的朋友代印或找代工廠幫您作3D列印,先不要花太多錢或作太大的創業期待。但是,我們也看到也相信:「3D列印的商機變化是非常快速的」,就讓我們拭目以待吧。
更多的管理個案文章請看金地的企管處方簽部落客:http://epcst.blogspot.tw

2013年9月12日 星期四

老闆的管理個案集17---企業對待業務人員的對話

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最近到一個客戶處去做輔導,主題為明年度的行銷規劃(4P & STP…),從我之前幫他完成的策略地圖中的「顧客構面」開始展開,推演出短、中、長期該企業的內/外銷目標客群與業績分配構想,利用策略矩陣工具分析:
l   短、中、長期的產品開發與產品線的延伸規劃
l   短、中、長期國內與國外市場規模與擴大路徑
l   短、中、長期經銷代理與垂直整合聯盟策略
l   短、中、長期的組織人力資源配置與技能需求
l   短、中、長期的競爭者與對手分析及競合關係
談到這裡,想到MBA的同學或學弟妹經常問我:「要如何擔任企業的企管顧問?」,各位不難發現上述的部分內容不就是司徒達賢教授所寫的策略管理新論書上的東西嗎?是的,把理論應用於實務是必要的。不過,在校期間不愛唸書的人,到社會上工作多半還是不喜歡聽理論的東西,所以顧問在輔導講解的時候,當有學員打瞌睡、唱反調等都是常態!其中的應對「眉角」還是要靠經驗啦!
過程中,總經理提到:「某一個業務人員會摸魚,上班時間跑去喝咖啡,早上出門就混到晚上才回來」,說著說著又有一點氣憤的補上一句:「別以為我不知道他們在玩什們把戲」。
接著我請問總經理,這一個摸魚的業務人員
l   他在公司的資歷為何?
l   他的業務能力強不強?
l   他的銷售業績好不好?
l   他是業務成員或主管?
l   他的溝通態度佳不佳?
談到這裡,讓我回想我經常在與客戶洽談績效制度的設計時,我會詢問在場的學員一個問題:
如果您是學校的老師,班上有二位學生的狀況是:
1.   一位經常不來上課,但是期中與期末考都考得很好
2.   一位上課非常認真,但是期中與期末考都考不及格
您是老師,對這二位學生要如何評價?如果一定要「當」一位學生,您會「當」誰?
( 請您思考一分鐘… )

一般答案可以歸於二類:
1.  學習態度比較重要,應該要當不來上課的學生
2.  考試分數是衡量學生學習成果的指標,應該要當考不及格的學生
(您的答案為何…? )

再提醒您一下,您可能就比較能夠作合理的決定:
1.  如果老師說:「我一學期只點名二次,只要被我點到你沒有來上課,一定會被死當」
2.  如果老師說:「我不管你要不要來上課,有本事就通過考試,如果不及格就死當」
這樣,應該就夠清楚了吧!所以:
不是個人的主觀判定,而是「遊戲規則」是怎麼訂!
總經理道出這一位業務人員是資深人員,負責公司比重很高的營業額,也有帶了幾位新進人員。喔!看來總經理也不太敢「經舉妄動」。
於是我向總經理建議,先將公司的員工與其工作內容大致分為二類:
è主管僅管交付的任務/目標是否有如期完成,不要管他是採用什麼方法
2.   重視「紀律」的員工與其工作內容
  è主管應教導正確的技能/方法並嚴格控管作業的規定,監控他的落實度
對於總經理所述的業務人員而言,是歸類在如上的第1類,屬於重視「創意」的員工與其工作內容,因此,不要太在意他的業務行為細節,如期完成交付的任務/目標才是重點,老闆只要善用每一個員工的優點即可。同時,我也向總經理說明應該訂定「職務/工作說明書」,清楚的定義與制訂其內容以利進行評價,意旨:
l  「評」:評估這個職位該具備的條件?該做什麼事?結果有沒有做到?
l  「價」:如果都有做到,應該要給多少錢或給多少福利?
相談之下,總經理也寬心許多。