林金地 / 效能定律管理顧問
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最近又有新客戶希望我協助他們建立員工的職務說明書。這幾年來，我輔導中小企業已經被客戶「磨」得非常的「務實」。我心裡想：「建立了職務說明書後，對企業的老闆會有什麼改變？對企業的主管會有什麼改變？對企業的員工會有什麼改變? 如果不講理論僅就實務而言，企業建立了職務說明書之後，如果還是跟原來的管理運作一樣，那麼花了很多時間辛苦建立的職務說明書又有何意義？會不會形同虛設」。因為，過去我看到的現實面是：「企業建立了員工的職務說明書後，很多企業還是一樣沒有改變！一樣還是一人多工！一樣是員工要跨部門的到處支援與做一大堆臨時性且在職務說明書中沒有寫到的工作…」，這是中小企業人手不足的常態。就像有一位總經理特助有說：「只要是老闆交代我的事我都要做!」。那…特助的職務說明書就只要寫這一句話就好了嘛!請問如果你是老闆的特助，你敢寫出老闆交代特助的哪些事情你可以不要做嗎？當然你也可以很「白目」的寫出來！但是你又能寫得「多清楚」？老闆可能會告訴你：「你回家當少爺或少奶奶就可以不用做我交代給你的工作…」。
基於客戶的期待加上身為顧問的使命，我只好再一次的協助客戶建立職務說明書。不過，這一次我不想再做白工，我一定要讓客戶有達到建立職務說明書的效果。於是，我引導主管們思考：「職務說明書」與「工作說明書」有什麼差別?，建立職務說明書的目的何在?很多主管會說：「建立職務說明書是想幫員工界定工作內容與作為績效考核的依據…」，我會反問主管們：「職務說明書真的可以達到你們要的期待嗎？」，我隨便請問一個員工：「你的工作內容是什麼？你的職務說明書又是寫些甚麼?你有多少工作是職務說明書中沒有寫到的？如果職務說明書中沒有寫到的你有沒有權利拒絕嗎？」，於是主管們開始進入沉思的狀態。
經過一番實務的經驗解說後，主管們終於有了透徹的體會：
l 職務說明書：
是用來解說「職位」的工作內容與相關權益及給薪標準；是用來應徵與聘用新人或員工職務異動時的依據。
l 工作說明書：
是用來解說「員工」的工作內容與績效要求及獎勵規定；是用來考核某特定員工的績效與升遷及獎金發放的依據。
因此，我幫客戶設計了「職務說明書」與「工作說明書」二種不同的需求格式。
首先，我協助員工進行工作盤點並進行職能的研討及分析，重點如下：
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某員工現況的工作內容與其工作的重要度及工作的時間配比做交叉分析，了解該員工所做的工作是偏重要的還是偏不重要的較多？又他個人對他的工作重要度認定與他的主管對他的工作重要度認定有無差異？目前該員的工作表現(績效)如何？是否應該分配一些比較具重要的工作給他或是比較不重要的工作給他？
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某員工現況的工作內容與其工作的困難度及工作的時間配比做交叉分析，了解該員工所做的工作是偏困難的還是偏簡單的較多？又他個人對他的工作困難度認定與他的主管對他的工作困難度認定有無差異？目前該員的工作表現(績效)如何？是否應該分配一些比較具有挑戰性的工作給他或減輕他的工作負擔？
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某員工現況的工作內容現階段有無電腦化？是否有ISO程序或有作業書標準書SOP可以參考？
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某員工現況的工作內容是否有責任不清或常常做不屬於自己部門的工作？其例行性與非例行性的工作比例恰當嗎？
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某員工自己認為他的工作有那些需要他人協助？該員工自己認為需不需要公司安排訓練他？他想學哪一方面的課程？他希望他的工作要電腦化嗎?
諸如此類的員工工作分析，除了可以滿足員工的工作期待外，也可以充分善用適當的人才，並可以藉此了解公司應該要改善或規劃訓練的方向，同時也可以做適當的人力資源配置調整。
有了工作盤點，才能了解那些員工目前在做甚麼事？他們的工作說明書應該要寫那些內容？工作內容中是否有跨部門或跨職位的那些職務工作？待整理或調整出明確的工作內容後，也才能夠正確地訂定各位員工的「目標KPI」作為他們績效衡量的指標，進行有效的考核。至於職務愈高的員工，其工作說明書可以寫得愈簡單。
