2015年4月30日 星期四

老闆的管理個案集37--- 老闆應積極或激急的對話

林金地 效能定律管理顧問
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    最近看到台北新科市長柯文哲在電視上被批判大巨蛋的新聞,讓我感觸很深!
基於每一個人的角色立場、既得利益、評估角度、成長背景、修為理念與人生觀等,各式各樣的觀點,造成各說各話的堅持。想拆蛋的罵柯P,為何不趕快採取積極的停工作為,難道忘了自己公平正義的承諾嗎!想保蛋的也罵柯P,為何不斷地找財團與前朝的麻煩,難道市府要拆掉百億的建築成為世界的笑話擔任恐怖分子嗎!如果只聽取單方面的說詞,好像都很有道理。只因為沒有:「一定會贏的充分證據」,導致柯P不敢下決策去拆蛋或保蛋,真是左右為難啊!頓時,覺得柯P「很可憐!」,希望柯P可以繼續堅持下去,忍辱負重,等待光明時機的來臨。

世間上,有多少人有這樣的勇氣敢跳出來承擔如此「偉大的使命」?想「推倒藍綠的高牆」到底會不會真正的成功,目前看起來「機會不大」,就像「太極圖」中,永遠有黑與白的二塊,如果我們要擔任黑塊中的白點,會被多數的黑幫攻擊;反之,如果我們要擔任白塊中的黑點,也會被多數的白幫所攻擊。如此,都會讓自己處於痛苦的深淵中,於是呈現了:「西瓜偎大邊」的人性狀態。坦白講:「我內心是極度的想支持柯P之公平與正義的理念」。但是,我也承認自己是一個「俗仔」!我的客戶與朋友,有的偏藍有的偏綠,我在客戶處或朋友的聚會中,為了和諧的氛圍甚至不想選邊站,只能處在自己的小世界中為了家人的生存,圖一點「小確幸」罷了!我之所以不敢太執著的原因,是從魔術的觀點來看,所謂「眼見為憑都還不一定是真的呢!」。因此,在不確定「真相」的情況下,我只好奉行佛教華嚴經說的:「一切唯心造」才是真理。

P被批判的原因,其中之一是:「講得太快」,讓認同的一方人士,在一片叫好聲中與充滿期待之下,無法忍受之後所謂的拖延或變更原來的說詞。就像老闆們早上做的決議,在下午又自己推翻了一樣,其推翻的理由或許是有逼不得已的理由或是有策略考量,但是又有多少員工理解或認同甚至支持呢?當這一類的老闆自己給自己打臉時,有的會「激急」的強辯,有的會悶不吭聲。「激急」的老闆,其極端的表現與特色包括:
  • 不滿現狀
  • 擔心害怕
  • 急於解釋
  • 插嘴表達
  • 愛罵員工
  • 動作迅速
  • 急躁不安
  • 績效掛帥
  • 操勞過度
  • 有點憂鬱
  • 朋友不多

「激急」的老闆,造成員工沒有主見,也不敢多發言,更留不住有創新或創意的人才,最後留下來的是一堆乖乖牌,一個口令一個動作聽命辦事的助理。

相對的,從另一個現象來看,某黨的高層並不積極表態選總統,就好像前述悶不吭聲的老闆一樣,不知道是忍功特別強還是權謀算計?就像我有一個客戶,當員工幹部發現專案有事態嚴重時向我與老闆反應,那老闆卻「老神在在」,讓員工或身為顧問的我會想:「當老闆的你都沒要沒緊的」,你又如何叫員工可以幫你賣命呢? 這一個專案拖到最後,老闆才感受到緊張而亂了套式的驚慌處理,該老闆也習慣拖延幾天才給供應商貨款。這樣的習性,難道真的每一次都可以獲得客戶或供應商的體諒嗎?果然,這一個專案的業主,受不了拖延要提出違約金一天千分之三的罰款,並強調沒有商量的餘地。因為該業主包括身為顧問的我很早就提醒這一位老闆,告訴他專案進度已經嚴重落後,要趕快加班加人或提出對策與業主溝通,無奈該老闆並沒有積極的回應,終究造成業主暴跳如雷。

到底「激急」是不是「積極」的表現,悶不吭聲的老闆又算是「沉穩」嗎? 「激急」的老闆連坐下來喝一杯咖啡時,都要擺上一本筆記或拼命滑手機講電話,無法讓自己多一點片刻的寧靜。就算真的沒事,他也要在面前擺一台電腦,自我安慰假裝很忙。「沒要沒緊的」老闆或許是個性使然或是天生有福報,讓他可以當一陣子的老闆,若是福報消耗完畢,終究要面對殘酷的事實。所以:
「急成疾、慢成漫」
都是極端表現的結果。儘管如此,看起來40歲以上的人其人格特質是不容易改變的,我這一些客戶的老闆也好像也都不會改變他們的個性,我也只能盡心盡力的協助而已。因此,我給自己一個Slogan:「隨緣妙用;盡心盡力;無須執著!」,儘量做到利益眾生的基本信念罷了。

2015年4月9日 星期四

老闆的管理個案集36--- 找對的人做對事的對話

林金地 效能定律管理顧問
0935-2971740983-554042

    有一個客戶標到一個公家的大型資訊系統開發案,派了一位專案經理帶領十幾位工程師進駐客戶處進行相關的作業。基於我有PMP國際專案管理師與ISO 27001資訊安全證照之故,被委任為本專案的專案顧問。本案有幾十項模組,由專案經理分配那些人負責某幾項模組,進行分工開發,先期作業是做使用者的系統需求分析SA的訪談。

在第一次與客戶開會也是我第一次參與檢討會議時,主席要求專案經理報告專案的執行進度。此時,專案經理報告了每一個工作小組的需求訪談進度,並且表示:「有許多單位的需求訪談進度有嚴重的落後現象」,於是主席長官就開始質詢相關單位,為何不積極配合承商的訪談進度?在主席長官面前,可以感受到各個單位的人員,開始啟動了:「自我保護的心態」,陸續的表達自我防衛的訊息,包括有:
1.      我們跟他們工程師講,但是他們工程師都聽不懂。
2.      他們也有程式設計師跟隨主談者卻不寫筆記,只有主談者有做筆記而已。
3.      我們花了1~2個小時跟他們工程師講,結果幾天後回報的記錄卻只有幾行字。
4.      到底我們還要安排多少的訪談次數,要不要訂上限,這樣很浪費我們的時間ㄟ。
5.      我們已經很盡力配合了,都是承商的問題,不是我們的問題。

過程中,只見專案經理很卑微的回應:「是,我們會再教育訓練,我們會改進」。此時,我實在是看不下去了,我知道:「一旦專案團隊一開始就被業主看不起,以後會很麻煩,甚至會很難驗收」,於是我開始發言,發言的重點如下:
1.      請每一個受訪談的單位,先釐清自己的需求範圍,並列出需要訪談的大綱。
2.      每一次受訪前,受訪談的單位要交付相關的圖、文、表或流程。
3.      請專案經理製作:「訪談通知」,在需求訪談前先發給業管單位。
4.      請業管單位協調系統需求訪談的時間、有哪些與會人員、訪談的時段、確認該次 
   的需求訪談會佔該單位需求訪談總範圍的百分比,如此即可釐清該次需求訪談之後,可能還要剩下多少百分比的內容尚未完成訪談,即可掌握訪談的次數。
5.      如果系統需求訪談之前,相關單位沒有交付應該交付相關的圖、文、表或流程,承商有權利拒絕前往進行需求訪談。
6.      每一次的系統需求訪談,必須當場做記錄,就算手寫或鬼畫符也沒有關係,只要訪談者與被訪談者雙方都看得懂,並且有共識即可。
7.      每一次的系統需求訪談之後,要訪談者與被訪談者雙方都要簽名,也需要專案經理簽名確認本次需求訪談的成果。
8.      如果被訪談者認為訪談者沒有充分了解他們的陳述內容,必須當場提出進行指正,無須等到開會的時候再來反映。
9.      每一次的系統需求訪談都應該有過程的錄音,以利事後進行記錄正確性的比對。
10. 每一次的系統需求訪談記錄,應於隔天打字好之後,交付電子檔給業管單位。
11. 資訊人員與使用者的溝通本來就不容易,因為使用者聽不懂資訊的規格語言。
12. 故要求專案經理製作:「訪談記錄」,於每一次的系統需求訪談時,直接轉換成資訊的語言紀錄,包括:「應該有哪些『新增』、『修改』、『刪除』、『查詢』的功能、『欄位名稱』、『欄位長度』及所需要的『報表』」等。

如上的發言,於會議中已經獲得大家的共識後,我回到辦公室,看一下會議紀錄,赫然發現:「我們在會議中談了很多,但是工程師所做的會議紀錄,居然只有幾行」。於是,我終於了解為什麼客戶會有如上的抱怨了!我向專案經理說:
找對的人,做對的事!
不是哪一組人負責哪一些模組的開發,就一定要該組人去做系統需求分析SA的訪談工作,如果該組人員沒有口條清楚與擅長於溝通協調及撰寫筆記的人,不應該叫他們去做系統需求分析SA訪談的工作。因為,口才與細心度有一半以上是天生的人格特質,尤其資訊人員多半很年輕,社會歷練有限,如果會技術沒有口條清楚與擅長於溝通協調及撰寫筆記的人,是無法在短時間內作訓練補足的,應該就讓他們專心寫程式即可。所以,趕快找出幾個口條清楚與擅長於溝通協調及撰寫筆記的人,讓他們全程統包整個系統的需求分析SA的訪談工作。我也特別交代專案經理:「此刻PM最重要的工作是掌握客戶的需求與驗收標準,而不是自己跳下去寫程式,如果專案需求與驗收標準不夠清楚,將來可能會面臨程式修改,甚至無法驗收的窘境」。

「找對的人,做對的事!」,意旨在發現每一個人的優點與興趣,善用某人的優點去做他可以把交付的工作做得很好的資源配置。談到這裡,老闆說:「總是要讓不會的人去做,才有讓他學習的機會啊!」,聽起好像來也沒錯,我反問老闆:「你觀察這麼多年來,有多少比率的人,你勉強他們去做不熟悉或沒興趣的工作,而最終真的把交付的工作做得很好的?」,老闆停頓了一會,發現有些事真的是勉強不來。尤其是中小企業,如果可以,直接找對的人,善用每一個人的優點,才是最佳的用人方案,更不要想去改變別人,如果沒有重大的衝擊,每一個人要改變原有的人格特質,其機率是不高的。